Wie du Wichtiges, Dringendes und vor allem das Wesentliche unterscheiden kannst und dabei deine Ziele im Blick behälst

Für alle erfolgreichen Menschen ist es wichtig, dass der Unterschied zwischen wichtig und dringend einmal richtig verstanden und auch konsequent auseinandergehalten wird.

Das Prinzip hat Präsident Eisenhower schon vor fast 100 Jahren beschrieben. Die Methode ist legendär, basiert sie doch auf genau eben der Unterscheidung zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Um wichtig und dringend auseinander halten zu können, bedient man sich häufig eines Quadrats mit vier Quadranten. Stell dir einfach ein Quadrat vor, dass du in der Mitte durch ein Kreuz in vier gleich große Teile unterteilst.

Auf der linken Seite, der Y-Achse, ist die Wichtigkeit abgetragen. Unten ist „nicht wichtig“ oben ist wirklich wichtig. Auf der X-Achse, von links nach rechts trägst Du die Dringlichkeit ab. Hier haben wir links die dringenden Dinge und rechts die Dinge die nicht  dringend sind.

Feld 1: Wichtig und dringend

Oben links haben wir damit im ersten Quadranten die Themen, die wichtig und dringend zugleich sind. Das sind zum Beispiel im echten Leben Kinder, die mit einem blutenden Finger zu dir kommen, ein Kunde der sich beschwert und den du am Telefon wieder einfangen musst.

In diesem 1. Quadranten findet das echte Leben statt. Vor diesen Themen kannst du nicht weglaufen. Du musst dich darum kümmern, weil diese Aufgaben eben sowohl wichtig als auch dringend zugleich sind. Das bedeutet: Du musst eine Aufgabe  gleich erledigen.

Feld 2: Wichtig – aber nicht dringend

Im zweiten Quadranten oben rechts findest du die Dinge, die wichtig sind aber nicht dringend. Es würde also keinen Unterschied machen ob du sie heute oder morgen erledigst. Und manchmal reicht auch übermorgen. Dies ist der Quadrant, in dem langfristige Themen angegangen werden.

Hier investierst du in deine Zukunft oder in die Strategie sowie die langfristigen Ziele deines Unternehmens bzw.  Lebens. Oft es leider so, dass die wichtigen – aber nicht so dringenden Aufgaben – auf die lange Bank geschoben werden.

Man muss sich klarmachen, dass eine Vernachlässigung des Quadranten Nr. 2 meist eine krasse Verschärfung der Anzahl der Aufgaben im ersten Quadranten nach sich zieht. Um in einem Bild zu sprechen: „Wer lange sein Haus nicht in Schuss hält, muss später an jeder Ecke flicken.“ Wer also langfristig nicht in Quadrant zwei seine Aufgaben bearbeitet und damit seine langfristigen Themen in den Griff bekommt, der wird immer häufiger im Quadrat eins Feuerwehr oder Polizei spielen müssen.

Die Zeit, die du in Quadranten 2 investierst, wirst du langfristig im Quadranten 1 einsparen. Auch wenn du im Bereich wichtig und dringend gleichzeitig immer wieder Aufgaben lösen musst, die sich nicht vermeiden lassen, so kann man durch eine ordentliche Planung des eigenen Lebens sicherstellen, dass die Zukunft und damit der langfristige Fahrplan stimmen. Das setzt eine regelmäßige Beschäftigung mit den Aufgaben im zweiten Quadranten voraus.

Feld 3: Dringend – aber nicht wichtig

Im dritten Quadranten (unten links) haben wir nur Aufgaben und Themen, die nicht wichtig sind, aber dringend daher kommen. Das sind häufig aktionistische Aufgaben und nicht selten gehören auch einige Meetings, Besprechungen oder Besuche von Kunden in diese Kategorie. Man hat vermeintlich etwas Dringendes zu besprechen, was sich aber dann bei näherer Betrachtung als nicht wirklich wichtig heraus stellt.

Diese Aufgaben solltest du nach Möglichkeit als Zeitfresser identifizieren und so gut es geht reduzieren. Natürlich musste Du mit  deinen Mitmenschen zusammenarbeiten, deine Mitarbeiter führen und Ziele definieren. Aber auch hier gilt wieder: Wer seine Hausaufgaben nicht macht, der muss dann eben Dringliches abarbeiten und kommt nicht mehr zu den wichtigen Sachen.

Ein ganz gefährlicher Trick, den ich schon bei vielen Leuten erlebt habe (auch bei mir) ist übrigens folgender:  Du machst Wichtiges zusätzlich dringend, damit es erledigst wird. Das funktioniert zwar formal ganz gut. D.h. das Thema wird dann erledigt und ist abgehakt. Dabei ist es aber leider oft so, dass die Aufgabe dann hektisch erledigt wird. Dadurch leidet dann meist die Qualität, mit der man typischerweise eine Quadrant-2 Aufgabe erledigen sollte. Insofern kann ich dir von der Vorgehensweise, Wichtiges dringend zu machen, langfristig nur abraten.

Feld 4: Weder wichtig noch dringend

Im vierten Quadranten haben wir Tätigkeiten die weder dringend noch wichtig sind. Dazu zählen zum Beispiel sinnloses Fernsehen oder rumzappen. Das Lesen von wenig inspirierender Literatur und zuweilen auch der Kaffeeklatsch in der Büroküche. Auch wenn das eine oder andere sich manchmal nicht vermeiden läßt, solltest Du  unbedingt schauen, dass du diese Zeiten, die du mit Themen verbringst, die weder wichtig noch dringend sind, so gut es geht reduzierst.

Ein Tipp zum Schluss: Mit der bereits mehrfach geschilderten Aufgabenliste, mit der du deinen Tag planst, kannst du versuchen, einmal ein Gefühl dafür zu bekommen auch ein Thema was du gerade bearbeitet wichtig oder dringend ist.

Ich wünsche dir viel Spaß damit und würde mich freuen, wenn du deine Erfahrung mit dem Thema „wichtig und dringend“ in Form eines Kommentars hier bei uns lässt, damit auch die nachfolgenden Leser von deinen und meinen Erfahrungen profitieren können.

Eine Empfehlung: Steven R. Covey – einer der führenden Köpfe weltweit zum Thema Selbstmanagement hat sich in seinen Büchern immer wieder mit dem Dreigestirn aus Wichtigkeit, Dringlichkeit und dem Wesentlichen beschäftigt. Sein Hörbuch „Der Weg zum Wesentlich“ dazu solltest Du dir zwischendurch einmal anhören. Es ist nicht nur gut gemacht sondern wichtig – für dich.