Viele Unternehmen besitzen eigene Abteilungen, um die zahlreichen komplexen Abrechnungsprozesse zu bewältigen. Deren Ausarbeitung und Versand erfordern jedoch einen hohen zeitlichen, personellen und finanziellen Aufwand. Daher nutzen viele Firmen im Internet verfügbare Dienste, die die Erstellung und den Versand zahlreicher Abrechnungsvorgänge übernehmen.
Professionell verwaltetete Abrechungsvorgänge sind essentiell für alle Unternehmen. Sie müssen hierbei den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Daher zögern manche Verantwortlichen, Onlineverfahren für diese Prozesse zu wählen.
Vorteile und Nachteile
Zweifel dieser Unternehmer beziehen sich häufig auf das Thema Sicherheit. Daten im Internet zu verschicken, erscheint nicht nur Unternehmern, sondern auch zahlreichen Privatpersonen im Zeitalter der Spähaffäre durch Geheimdienstprogramme wie Prism, XKeyscore oder Tempora zu heikel. Doch die Online-Anbieter haben reagiert: Daten werden in gesicherten Rechenzentren gespeichert, nur der jeweilige Nutzer hat Zugang zu ihnen. Der Online-Service selbst ist durch eine SSL-Verschlüsselung gesichert, Firewalls schützen das System. Ein weiterer Kritikpunkt, die zu kurze Archivierungszeit, ist ebenfalls einen Schritt vorangekommen. So sind Daten bei Anbietern wie Pactas (http://www.pactas.com/) bis zu zehn Jahre abrufbar, wenn Unternehmer den kostenpflichtigen Account wählen. In der kostenlosen Version dieses Anbieters sind die Daten drei Monate lang archiviert.
Vorteile bei einer Auslagerung von Buchhaltung ins Internet sind nicht von der Hand zu weisen. Das Ordnen der Papiere muss nicht firmenintern erledigt werden. Porto- und Kuvertkosten sowie Personalkosten für zuständige Mitarbeiter entfallen. Die papierlose Abwicklung ist auch umweltfreundlicher. Nicht nur das bei der herkömmlichen Buchhaltung und Archivierung genutzte Papier, sondern auch die notwendigen Druckerpatronen sparen sich die Unternehmer beim Service im Internet. Die Digitalisierung der Daten vermindert zudem den Aufwand.
Beispiele für Online-Anbieter von Recurring Billing Tools
Der erwähnte Anbieter Pactas mit Sitz in Frankfurt bietet Interessierten einen 14-tägigen Gratistest. Das Verfahren wird übersichtlich in einem kurzen Video auf der Homepage erläutert. Der Service eignet sich für die verschiedensten Geschäftsbereiche. Als Beispiel sind Musik-Flatrates, Carsharing-Abrechnungen, Zeitschriften-Abos oder die halbjährliche Mitgliedschaftsbeitragsrechnung genannt. Solche wiederkehrenden Rechnungen, die sich immer gleichen, auch Recurring Billing genannt, werden durch das Verfahren dieses Anbieters erleichtert. Alle Daten können von überall verwaltet werden, Zahlungen verfolgt und komplexe Preismodelle abgebildet werden. Das Abonnement-Geschäft oder weitere Recurring Billing-Komponenten, sowohl zeitabhängige, also subscription, wie auch nutzungsabhängige, also metered billing, werden hierbei von Pactas übernommen. Neuanmeldungen, Upgrades und Bezahlvorgänge stellt der Anbieter auf einem Dashboard grafisch seinen Kunden grafisch zur Verfügung. Die Anweisungen für die Zahlungsdienstleister werden ebenfalls von Pactas übernommen. Die Preise hierfür sind nach der Größe der Firmen gestaffelt. Ab 119,- Euro (zzgl. der gesetzl. Mehrwertsteuer und eventuell eine Gebühr für die Integration in das System der eigenen Firma) können Unternehmen mit 500 Kunden beispielsweise das Modell S bestellen. Weitere Modelle und genauere Informationen finden sich unter http://www.pactas.com/Pakete-und-Preise.html. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt ein Jahr.
Auf können Interessierte direkt online Rechnungen erstellen, allerdings in begrenzter Anzahl. Diese Seite ist im Gegensatz zu Pactas für Kleinunternehmer zu empfehlen und beschränkt sich in der Testversion auf die traditionelle Rechnungslegung. Der Anbieter unterscheidet dabei zunächst zwischen Unternehmern mit oder ohne Mehrwertsteuer (MwSt)-Ausweis. Im Browser gibt der Nutzer wichtige Daten wie die Empfängeradresse, die Rechnungsnummer und den Text der Rechnung ein, vorgegebene Kategorien sind Position, Menge, Einheit und Beschreibung. Wer sich auf der Seite registriert, kann sie ohne Werbungsanzeige nutzen. Die fertige Rechnung kann als PDF-Datei auf dem Rechner gespeichert oder ausgedruckt werden. Abgesehen von dieser Testversion bietet online-rechnungen.de drei weitere Tarife an, mit denen unbegrenzt derlei Rechnungen erstellt werden können. Bei allen der drei, Basic (ab 4 Euro/ Monat), Premium (9 Euro/ Monat) sowie Business (14 Euro/ Monat) werden sensible Daten SSL-verschlüsselt und gesichert. Entwürfe, die Nutzung vorgefertigter Briefbögen oder die Abspeicherung als Entwurf sind allerdings lediglich im Tarif Business möglich. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt bei online-rechnungen.de vier Wochen.
