So schreiben Sie eine Mahnung richtig

Für jeden Unternehmer ist umfangreiches Wissen in Bezug auf die Mahnung unverzichtbar, denn es kommt der Tag, an dem ein Rechnungsbetrag fällig wird, aber kein Geldeingang festzustellen ist. Der nachfolgende Beitrag beschäftigt sich mit Mahnungen, Verzug sowie Zahlungsfristen und stellt zuvor einen verbreiteten Irrglauben richtig.

Es besteht keine Verpflichtung, drei Mahnungen zu verschicken

In der Geschäftswelt hat sich das aus drei Mahnungen bestehende Verfahren bei Zahlungsverzug über die Jahre etabliert. Viele Unternehmer glauben, dass sie zu folgender Vorgehensweise verpflichtet wären:

• Nach Ablauf der Zahlungsfrist verschicken sie eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung.
• Wird auch danach kein Zahlungseingang festgestellt, folgt eine erste Mahnung.
• Reagiert der Kunde immer noch nicht, geht eine etwas energischer verfasste zweite Mahnung an ihn.
• Bleibt auch diese unbeachtet, wird mit einer dritten Mahnung als letzte Konsequenz das gerichtliche Mahnverfahren in den Raum gestellt.

Aus rechtlicher Perspektive verschenken Unternehmer mit diesem Vorgehen wertvolle Zeit, denn es gab niemals eine Verpflichtung zum Verschicken mehrerer Mahnungen.

Die Mahnung früher und heute

Sofern vor ein paar Jahren aus einem Kaufvertrag kein verbindliches Zahlungsziel hervorging, diente die erste Mahnung zum nachträglichen Festsetzen des Zahlungszeitpunktes. Damals musste ein Unternehmer seinen säumigen Kunden noch nachgewiesenermaßen in Verzug setzen und seine einzige Möglichkeit dazu war das Mahnschreiben. Der Zahlungsverzug trat ein, wenn der im Schreiben genannte Termin verstrichen war. Und erst dann konnte der Gläubiger auf die ausstehende Forderung Verzugszinsen berechnen und die Kosten eines Mahnverfahrens vor Gericht auf den Schuldner übertragen.

In der Gegenwart erspart Ihnen der § 286 BGB die äußerst umständliche Verfahrensweise. Der setzt einen Schuldner auch ohne ein Mahnschreiben spätestens 30 Tage nach Rechnungserhalt in Verzug. Der dritte Absatz weist noch darauf hin, dass der Gläubiger private Kunden auf die Verzugsautomatik in der Rechnung ausdrücklich aufmerksam macht. Gleichwohl können Sie als Unternehmer mit privaten und geschäftlichen Kunden früher beginnenden Verzug vereinbaren.

Verzugsschaden mit der Mahnung zur Geltung bringen

Sobald Ihr Schuldner im Verzug ist, entsteht Ihnen finanzieller Schaden, welchen Sie in Form von Zinsen und Gebühren im Mahnschreiben geltend machen sollten. Der oben genannte Paragraf legt die Verzugszinsen in maximaler Höhe und abhängig vom Status des Schuldners fest.

• Schuldet Ihnen ein anderer Geschäftsmann Geld, dürfen die von Ihnen verlangten Zinsen neun Prozent oberhalb des aktuellen Zinssatzes der Deutschen Bundesbank liegen.
• Gegenüber privaten Schuldnern erlaubt Ihnen der Gesetzgeber lediglich die Berechnung von fünf Prozentpunkten, bezogen auf den oben angeführten Basiszinssatz.

Für ein praktisches Rechenbeispiel gehen wir vom Zinssatz des Jahres 2014 aus, beachten Sie bitte bei eigenen Mahnschreiben den jeweils aktuellen Wert. Wissenswert ist darüber hinaus, dass Sie den Rechnungsbetrag bei Verzug nicht einfach um neun, respektive fünf Prozent erhöhen dürfen, da sich die genannten Zinssätze jeweils auf ein Jahr beziehen.

Angenommen, ein Geschäftskunde ist Ihnen 5.000 Euro bei einer Verzugsdauer von 42 Tagen schuldig.
2014 betrug der Bundesbankzinssatz minus 0,73 Prozent, daher berechnen sich die Verzugszinsen wie folgt.
Auf ein Jahr würden sich bei 5.000 Euro und 8,27 Prozent fällige Zinsen in Höhe von 413,50 Euro ergeben.
Dementsprechend dürfen Sie bei 42 Tagen 413,50 geteilt durch 360 mal 42 gleich 48,24 Euro in Rechnung stellen.

Weitere Neuigkeiten in Bezug auf die Mahnung

Bei Geschäftskunden ist seit Mitte 2014 eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro möglich, Einzelheiten dazu können Sie im § 288 Abs. 5 BGB nachlesen. Darin heißt es unter anderem:

Ist ein öffentlicher Auftraggeber oder ein Geschäftskunde bei Ihnen im Verzug, dürfen Sie als Rechnungssteller ohne weitere Nachweise 40 Euro als Mahnpauschale erheben. Höhere Aufwendungen ihrerseits müssen allerdings belegt werden.

Sie sollten dazu wissen, dass eine Mahnung keine erneute Rechnung ist und dass Mahngebühren sowie Verzugszinsen nicht unter die Umsatzsteuerpflicht fallen.  Zudem setzt der Paragraf die oft in den AGB enthaltenen längeren Zahlungsfristen von mehr als 30 Tagen außer Kraft.

Wichtig: keine Pauschale bei der Mahnung an einen Privatkunden

Keinesfalls in Rechnung stellen dürfen Sie die oben beschriebene Mahnpauschale bei Verbrauchern, also bei privaten Kunden. Hier müssen Sie es bei den klassischen Mahngebühren belassen, über deren Höhe es allerdings immer noch keine Richtlinien gibt. In vielen Branchen liegt die Gebühr pro Mahnung bei 2,50 Euro und soll lediglich als Ausgleich für entstandene Materialkosten dienen.

Sie müssen sich jedoch vor der Berechnung von Mahngebühren vergewissern, dass Ihr Schuldner bereits rechtlich im Verzug ist. Verfolgen Sie noch die alte Reihenfolge, bei welcher Ihr säumiger Kunde erst per Zahlungserinnerung beziehungsweise mittels erster Mahnung in Verzug gesetzt wird, können für derartige Anschreiben keine Gebühren erhoben werden.

Die Alternative zur Mahnung – das gerichtliche Mahnverfahren

Sie können privaten und geschäftlichen Schuldnern sofort nach Verzugseintritt mit einem gerichtlichen Mahnverfahren und den dabei entstehenden Kosten drohen. In der Praxis zeigt sich, dass die Androhung eines gerichtlichen Mahnbescheids oft effizienter ist als ein herkömmliches Mahnschreiben. Auch wenn die Schuldner weiterhin unfähig zum Begleichen der Außenstände sind, bieten sie nicht selten Ratenzahlungen an. Im weiteren Verlauf zeigen wir Ihnen, wie einfach das gerichtliche Mahnverfahren für Sie sein kann.

• Der im Schreibwarenhandel erhältliche Vordruck verlangt von Ihnen nur das Ausfüllen weniger Felder. Anschließend reichen Sie das Formular beim für Sie zuständigen Mahngericht ein.
• Das Gericht erlässt gegen Ihren Schuldner einen Mahnbescheid, sofern Ihr Anliegen einer Plausibilitätsprüfung standhält.
• Ihr säumiger Kunde hat nach Erhalt zwei Wochen Zeit, um zu widersprechen. Ohne Widerspruch können Sie nach Ablauf der Frist einen Vollstreckungsbescheid erwirken und den Gerichtsvollzieher die Außenstände eintreiben lassen.
• Sollten Sie bereits über eine Signaturkarte und digitale Signatur verfügen, können Sie den Antrag auf Mahnbescheid auch online ausfüllen und an das zuständige Mahngericht schicken.

Die im Gerichtskostengesetz definierten Gebühren für den Mahnbescheiderlass müssen zunächst von Ihnen getragen werden. Sehen Sie nachfolgend, mit welchen Größenordnungen Sie rechnen müssen:

• Bei einem Streitwert von weniger als 1.000 Euro werden 32 Euro fällig.
• Liegt der Rechnungsbetrag darüber, müssen Sie bis 2.500 Euro mit Gebühren von 54 Euro kalkulieren.
• Ab 5.000 Euro verlangen die Gerichte 73 Euro und ab 10.000 Euro zahlen Sie 120 Euro im Voraus.

Was führt eher zum Erfolg: Sofort klagen oder erst verhandeln?

Wie Sie wahrscheinlich selbst bemerkt haben, geraten Schuldner mittlerweile schneller in Verzug als beispielsweise vor zehn Jahren. Auch Mahnbescheide lassen sich inzwischen einfacher erwirken als früher. Gleichwohl raten Experten dazu, mit Schuldnern zwar angemessen, aber freundlich zu kommunizieren. Auf jeder Ausgangsrechnung (nicht erst auf der Mahnung) sollten ansprechend formulierte Zahlungshinweise unmissverständlich zu erkennen sein.

Weisen Sie den Kunden deutlich darauf hin, dass er 30 Tage nach Rechnungserhalt automatisch in Zahlungsverzug gerät. Zudem sollten Sie die dann entstehenden Verzugszinsen und Gebühren klar herausstellen und auf weitere Belastungen durch das danach angestrebte gerichtliche Mahnverfahren aufmerksam machen. Ermutigen Sie Ihre Kunden, bei unbeabsichtigtem Zahlungsverzug sofort mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Sollte sich ein Kunde bis kurz vor Fristende nicht melden, fragen Sie den Rechnungserhalt nach und erinnern an die Zahlungsverpflichtung.

Außergerichtliche Einigungen sind für Sie als Unternehmer immer kostengünstiger und stellen Ihr Verhältnis zum Kunden nicht infrage. Lassen Sie Ihrem Schuldner nach einer einzigen Mahnung ausreichend Zeit für eine beiderseitig zufriedenstellende Einigung. Dann wird er Ihnen als Kunde erhalten bleiben und Ihr Entgegenkommen meist mit Zahlungsbereitschaft honorieren.

Fazit

Ein ausstehender Rechnungsbetrag ist für jeden Unternehmer immer eine Herausforderung, auf welche mit diversen rechtlichen Hilfsmitteln reagiert werden kann. Sie können jedoch dem Verzug mit klarer Kommunikation der Konsequenzen vorbeugen, das erspart Ihnen unter Umständen das Verschicken einer Mahnung oder gar die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Übrigens wird effizientes Forderungsmanagement von seriösen Kunden überaus positiv empfunden, solange es freundlich durchgeführt und berechtigt ist.