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Zur Veranschaulichung eines Projektes ist es für dich wichtig eine genaue Ausrichtung deiner Ziele für dich selbst formuliert zu haben. Es zeugt von enormer Wichtigkeit sich selbst einen klaren Plan zu machen, um den Projektsponsoren ein tadelloses Projekt zu präsentieren, was durchaus nicht immer allzu einfach ist. Ein ganzheitliches Projekt definierst du, vorerst, in kleinere Teilziele, sodass du kleinere Erfolge erzielen kannst und später dein groß angestrebtes Hauptziel erreichen wirst.
Hierdurch kannst du messbare Leistung vorzeigen und den Projekterfolg für alle Stakeholder sichtbar visualisieren. In verschiedenen Schritten deines Tuns wird dir bewusst werden, dass durch deine Arbeit externe Anbieter die Gestaltung der Dienstleistung vorbereiten, bewerten und am Ende auch durchführen können. Für dich sollte bei der Ausrichtung eines Projektes die Messbarkeit deiner Vorstellungen, also der Zustand des Projektendes, im Vordergrund stehen.
Zur Erreichung eines Projekterfolges ist es immer erforderlich eine ganzheitliche Projektausrichtung vorgenommen zu haben, um alle Rahmenbedingungen klar zu definieren und spezifizieren.
„Jedes Projekt endet so, wie es begonnen hat“.
Lastenheft und Pflichtenheft vor Projektbeginn
Am Anfang deines Projektes ist es wichtig dir deiner Aufgabe klar zu werden. Das fällt dir am Leichtesten, wenn du ein Lasten- und ein Pflichtheft in deinem Projekt integrierst. In diesen Dokumenten wird beschrieben, was zu tun ist und wie etwas zu tun ist, sodass der Ablauf vollkommen klar scheint und deine Projektausrichtung schon vor dem Start mit dem eigentlichen Projekt an eine gute Planung gebunden ist.
Lastenheft
Dein Lastenheft trägt diesen Namen nicht, weil dir deine Intention zum Zufriedenstellen des Auftraggebers zur Last fällt, sondern weil vorerst alle Bürden zur Bewältigung niedergeschrieben werden. Das Lastenheft ist hierbei klar auf das ausgelegt, was der Auftraggeber eines Projektes an Anforderung wünscht umgesetzt zu bekommen. Hierbei geht es mehr darum, dass die Wünsche und Vorstellungen des Auftraggebers definiert und beschrieben werden, jedoch nicht die etwaige Umsetzung. Im Lastenheft wird klar erläutert, was das Hauptprojektziel sein soll, wie Teilziele aufgebaut sind und welche Bereiche Antworten bedürfen, sowie welche Kriterien zu einem wohlwollenden Projektabschluss führen. Ist der Projektanlass erst identifiziert und dein
Projektplan durch die grobe Planungsphase gelaufen, kommst du zum Pflichtenheft, welches ausführlich das „wie etwas gemacht wird“ beschreibt und dir einzelne Teilziele des großen Projekts näherbringen wird. Hierbei ist es von großer Bedeutung, dass die Anforderungen SMART formuliert sind, um diese messbar sowie greifbar für alle Projektbeteiligten zu gestalten.
Gleichzeitig stellt dieses Dokument die Freigabekriterien an das spätere Pflichtenheft zur Verfügung, um die Umsetzungsphase deines Projektes zu starten.
Pflichtenheft
Das Pflichtenheft wird immer auf Basis des Lastenheftes erstellt. Hierbei werden die einzelnen Projektziele und Anforderungen in einem Lösungskonzept definiert und das Verfahren der Umsetzung spezifiziert und schriftlich fixiert. Aufgrund dieser ausführlichen Abgrenzung wird das Projekt auf stabile Beine gestellt und die umzusetzenden Punkte messbar ausgewiesen.
Weiterhin ist für dich zu beachten, dass nicht nur der Lösungsweg definiert wird, sondern auch großer Wert auf die Rahmenbedingungen, Budget und Abnahmezustand gelegt wird. Weiterhin können auch schon Risiken ausgewiesen werden, sofern diese zu diesem Zeitpunkt schon identifiziert werden können.
Es wird dir wahrscheinlich immer klarer, dass das Pflichtenheft immer die Mutter aller Dokumente in deinem Projektmanagement sein sollte.
Erzielte Projektleistung
Ist ein Pflichten- und ein Lastenheft ausführlich angefertigt und mehr als zufriedenstellend von den Projektentscheidern abgenommen, so kann die wahrliche Bearbeitung des Projektes beginnen. Alle Projektparteien können Ihre tatsächliche Arbeit auf eindeutig definierte Arbeitspakete konzentrieren und die Projektqualität und Projektdurchführung signifikant steigern.
Der Projekterfolg wird klarer und sehr viel einfacher zu erreichen, da eine Abgrenzung bei den Inhalten und Rahmenbedingungen, sowie bei der Bewertung des Projektzustandes möglich ist.
Keine Grauzonen und Unbekannten in den Projektinhalten oder der Erwartungshaltung, keine gezwungenen Nachträge und Change Request gefährden Projektplanung und Projekterfolg.
Ein Projektstatus wird klarer, transparenter und greifbarer, da dieses anhand der Ziele im Pflichtenheft ausgerichtet werden kann und hierdurch eine einheitliche Grundlage für Inhalt und Struktur bei Lenkungsgremien bietet.
Der Projekterfolg wird nicht zu subjektiven Bewertung der verschiedenen Projetkrollen, sondern kann sich auf definierte, messbare Ziele konzentrieren und somit indirekt auch die Subjektivität positiv beeinflussen.
