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Sämtliche betrieblichen Anschaffungen, wie beispielsweise Schreibtisch, Computer oder Kühlschrank, verlieren ihren Wert mit der Zeit. Sie als Unternehmer müssen diesen Wertverlust in Form einer Abschreibung in Ihre Buchhaltung einbeziehen. Nutzen sie keine der gebotenen Abschreibungsmethoden, stehen diese Dinge auch nach vielen Jahren noch mit ihren ursprünglichen Anschaffungskosten im Anlagevermögen. Und dass, obwohl sie aus buchhalterischer Perspektive keinen nennenswerten Wert mehr besitzen.
Für Unternehmer resultiert jede Abschreibung in Steuerersparnis
Eine Abschreibung hat aus unternehmerischer Sicht einen herausragenden Vorteil: Das Finanzamt erkennt sie als Betriebsausgabe an. Und jede betriebliche Ausgabe reduziert den zu versteuernden Rohgewinn und erspart Ihnen einen Teil der fälligen Steuern. Selbstverständlich können Sie Abschreibungen nicht beliebig anwenden, sondern müssen sich an die vom Bundesfinanzministerium vorgegebenen Abschreibungsmethoden halten. Die Behörde hat exakte Vorgaben erstellt, aus welchen hervorgeht, was Sie abschreiben dürfen. Wichtig sind in diesem Kontext die Anschaffungskosten und die damit zusammenhängende Abschreibungsdauer.
Abschreibungsmethoden bei geringwertigen Wirtschaftsgütern
Unter Wirtschaftsgütern mit geringem Wert versteht der Gesetzgeber zunächst alle Anschaffungen, die nicht mehr als 150 Euro netto kosten. Dazu zählen unter anderem Materialien, die im vorwiegend Büro Verwendung finden. Die Abschreibung derartiger Betriebsausgaben können Sie innerhalb des betreffenden Jahres ohne buchhalterischen Mehraufwand durchführen.
Die Abschreibungsmethoden ändern sich geringfügig mit dem steigenden Wert angeschaffter Wirtschaftsgüter. Anschaffungen mit Nettopreisen zwischen 150 und 410 Euro können Sie ebenfalls im Kaufjahr abschreiben. Aber jeder Erwerb in dieser Größenordnung muss zunächst in das Anlagevermögen integriert werden und zum Jahresende kann die volle Abschreibung mitsamt anderen abzuschreibenden Gegenständen erfolgen. Dafür müssen Sie noch eine weitere Voraussetzung erfüllen: Die Anschaffung (das geringwertige Wirtschaftsgut) muss eigenständigen Nutzen aufweisen. Sie erfüllen die Bedingung beispielsweise mit einem Notebook, aber nicht mit einem separaten Bildschirm für Ihren Desktopcomputer.
Die Nutzung von Sammelposten
Bei Wirtschaftsgütern im Wert von 150 bis 1.000 Euro können Sie auf andere Abschreibungsmethoden zugreifen. Fassen Sie alle in einem Jahr erworbenen Anschaffungen für Ihr Unternehmen in einem Sammelposten zusammen und führen sie der pauschalen Abschreibung über eine Dauer von fünf Jahren zu. Diese Abschreibungsvariante ist für Sie mit mehr Vorteilen verbunden als die sogenannte lineare Abschreibung, weil sie die Nutzungsdauer auf fünf Jahre beschränkt. Kaufen Sie zum Beispiel Möbel fürs Büro, liegt die Abschreibungsdauer mit der linearen Methode bei mindestens zehn Jahren.
Wenn Sie sich allerdings für einen Sammelposten entscheiden, müssen Sie sämtliche erworbenen Wirtschaftsgüter im besagten Wertspektrum in die Aufstellung integrieren. Wir zeigen Ihnen in nachfolgendem Beispiel, dass die Abschreibungsvariante nicht nur vorteilhaft sein kann:
Angenommen, Sie erwerben einen Laptop, dann müssen Sie den Vorschriften entsprechend mit einer Nutzungsdauer von drei Jahren kalkulieren. Nehmen Sie jedoch den Laptop in den Sammelposten auf, beträgt die Dauer der vollen Abschreibung fünf Jahre.
Das Gute an dieser Abschreibungsmethode ist, dass Sie sich jedes Jahr aufs Neue für oder gegen einen Sammelposten entscheiden können. Bei Sammelposten aus den Vorjahren bleiben jedoch die Konditionen bestehen: Bei allen darin enthaltenen Gütern liegt die Dauer der Abschreibungszeit bei fünf Jahren.
Von allen Abschreibungsmethoden die am Häufigsten angewendete: die lineare Abschreibung
Die lineare Abschreibungsmethode können Sie auf bewegliche Wirtschaftsgüter ebenso gut anwenden wie auf Unbewegliche. Zu Ersteren zählen beispielsweise die Möbel in Ihrem Büro, Gebäude und Rechte fallen hingegen in die zweite Kategorie. Das Bundesfinanzministerium hat für jedes Wirtschaftsgut eine Nutzungsdauer festgelegt. Diese Richtwerte stehen den Steuerpflichtigen als Abschreibungstabellen bereit. Die darin enthaltenen Angaben sind jedoch nur theoretischer Natur, in der Praxis kann die Nutzungsdauer auch wesentlich kürzer sein.
Das Prinzip der linearen Abschreibung ist einfach verständlich. Sie erwerben ein Wirtschaftsgut für Ihren Betrieb oder lassen sich den betreffenden Gegenstand anfertigen und verteilen die Kosten gleichmäßig auf die vorgegebenen Jahre der Nutzung. Diese Abschreibungsmethode schafft Planungssicherheit, da jedes Jahr der gleiche Betrag abgeschrieben wird. Am Ende der Abschreibung, respektive der Nutzungsdauer ist dann kein buchhalterischer Restwert mehr vorhanden. Sie können aber, wie viele Unternehmer, einen symbolischen Euro in der Buchhaltung stehen lassen, sofern Sie das Wirtschaftsgut über die Abschreibungszeit hinaus nutzen.
Beispiel einer linearen Abschreibung
In der Praxis werden die linearen Abschreibungsmodelle von vielen Steuerpflichtigen nicht richtig verstanden, vor allem der Anschaffungszeitpunkt eines Wirtschaftsguts innerhalb eines Jahres verwirrt bei der Berechnung des jährlichen Abschreibungsbetrags. Nachfolgend ein Beispiel, aus dem ersichtlich sein sollte, wie das Abschreiben eines Mobiltelefons funktioniert.
Nehmen wir an, Sie kaufen im Juli 2017 ein Smartphone mit einem Endverkaufspreis von 600 Euro. Mit einem Nettowert von 486 Euro liegt die Anschaffung über dem Maximalwert, der für geringwertige Wirtschaftsgüter vorgegeben ist. Es verbleiben also die Abschreibungsmethoden Sammelposten und lineare Abschreibung. Aus der AfA-Tabelle geht hervor, dass die festgelegte Nutzungsdauer für ein Mobiltelefon fünf Jahre beträgt. Der Nettokaufpreis wird also mit 20 Prozent jährlich abgeschrieben. Für die Jahre 2018, 2019, 2020 und 2021 liegt der Abschreibungsbetrag bei 97.20 Euro per anno. Da die Anschaffung im Juli getätigt wurde, können für 2017 nur 50 Prozent gleich 48.60 Euro abgeschrieben werden. Gleiches gilt für das erste Halbjahr 2022, wobei Sie vom Restbetrag einen symbolischen Euro in der Buchhaltung stehen lassen können, sofern Sie das Telefon weiter verwenden.
Abschreibungsmethoden bei betrieblich genutzten Fahrzeugen
Für einen Pkw oder Kombi, der als Firmenwagen genutzt wird, empfiehlt sich die lineare Abschreibung, welche wir nachfolgend an einem Beispiel erklären:
Zunächst müssen die Anschaffungskosten ermittelt werden, und zu denen gehört nicht nur der Fahrzeugkaufpreis, sondern auch sämtliche Kosten für Sonderausstattungen. Falls Sie über keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug verfügen, zählt auch die Umsatzsteuer bei der Berechnung des jährlichen Abschreibungsbetrags. Angenommen, der Firmenwagen hat inklusive Mehrwertsteuer und Extras insgesamt 28.600 Euro gekostet. Im nächsten Schritt müssen Sie die jährliche Abschreibung berechnen. Die Nutzungsdauer beträgt laut aktueller BMF-Richtlinien sechs Jahre.
Nehmen wir an, Sie erwerben im August 2017 besagtes Fahrzeug für 28.600 Euro und schreiben jedes Jahr 17 Prozent des Kaufpreises ab. Die Abschreibungsbeträge für die Jahre 2018, 2019, 2020, 2021 und 2022 lauten dementsprechend auf 4.766,67 Euro jährlich. 2017 können Sie fünf Zwölftel des Preises abschreiben und für 2023 beträgt der Abschreibungsbetrag sieben Zwölftel der oben genannten Summe. Etwas komplizierter wird die Vorgehensweise, wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, weil hier nicht der Zeitpunkt der Anschaffung, sondern der ersten Zulassung maßgeblich ist. Sie können die Abschreibungsdauer zudem auf fünf Jahre verkürzen, wenn Sie die 20-prozentige Sonderabschreibung im ersten Jahr beanspruchen. Dazu müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt werden.
Leistungsbezogene Abschreibung bei Nutzfahrzeugen
Lineare Abschreibungsmethoden sind für Fahrzeuge mit starken Nutzungsschwankungen weniger geeignet. Hier halten Experten leistungsbezogene Abschreibungsmodelle für sinnvoller. An nachfolgendem Beispiel erklären wir, wie Sie einen Lkw leistungsbezogen abschreiben können.
Der Lkw wurde von Ihnen für 100.000 Euro angeschafft und Sie gehen von einer Gesamtfahrleistung bei 250.000 Kilometern aus. Die Wertminderung Ihrer Anschaffung errechnet sich nicht aus der vorgegebenen Nutzungsdauer, sondern aus den tatsächlich zurückgelegten Kilometern pro Jahr. Sie teilen zunächst den Kaufpreis durch die Gesamtfahrleistung, damit ergibt sich eine Wertminderung von 0.40 Euro/km. Bei einer jährlichen Fahrleistung von 40.000 km errechnet sich demnach ein Abschreibungsbetrag von 16.000 Euro.
Zu beachten ist bei der leistungsbezogenen Abschreibung die Genehmigungspflicht, darüber hinaus müssen Sie die jährliche Fahrleistung idealerweise mit einem Fahrtenbuch nachweisen.
Die außerplanmäßige Abschreibung
Wir schließen die Vorstellung möglicher Abschreibungsmethoden mit einem Abschreibungsmodell, welches Wertminderungen erfasst, die nicht durch herkömmliche Nutzung entstehen.
Sie können Wirtschaftsgüter außerplanmäßig abschreiben, wenn sie beispielsweise durch Unfälle an Wert verloren haben. Gleiches gilt, wenn für das erstandene Wirtschaftsgut deutlich sinkende Marktpreise zu verzeichnen sind. Des Weiteren kommt die außerplanmäßige Abschreibung für Geräte infrage, die technisch sehr schnell veralten.
