Eine Rechnung hier, eine Lastschrift da: Beinahe täglich fallen geschäftliche Ausgaben an oder es werden Gutschriften verbucht. Ohne eine gewisse Grundordnung verliert man angesichts der Vielzahl an Transaktionen über kurz oder lang den Überblick und die Buchhaltung ist ein Kampf gegen Papierberge. Das passiert vor allem dann, wenn geschäftliche und private Vorgänge über eine einzelne Bankverbindung abgewickelt werden und es sehr viel Mühe kostet, die Buchungen wieder auseinanderzudividieren. Dieses Chaos lässt sich umgehen, wenn von Anfang an klare Bahnen geschaffen werden und für geschäftliche Vorgänge ein separates Geschäftskonto vorhanden ist.
Unentbehrlich für den Zahlungsverkehr: das Girokonto
Dass ein Girokonto erforderlich ist, für private und geschäftliche Zahlungen, steht außer Frage. Der Zahlungsverkehr erfolgt inzwischen fast ausschließlich bargeldlos. Warenrechnungen werden per Überweisung beglichen und Versicherungsbeiträge im festen Turnus per Lastschrift eingezogen. Nicht länger mit Scheinen und Münzen hantieren zu müssen – mit Ausnahme des Einzelhandels –, ist einerseits sicherer und zum anderen praktischer.
Das leistet ein Konto: Überweisungen, Lastschriften, Bargeldverfügungen
Die meiste Arbeit erledigt dabei das Girokonto, dessen Leistungsfähigkeit sich über ein breites Spektrum erstreckt. Am häufigsten genutzt werden Überweisungen, um Geld von A nach B zu transferieren. Wird mehr Geld benötigt, als das Haben aktuell ausweist, steht in der Regel ein Dispositionskredit für Privat- respektive ein Kontokorrentkredit für Geschäftskunden zur Verfügung. Zu guter Letzt ist das Girokonto mit Bankkarten – ob nun Girocard oder Kreditkarte – verknüpft. Summa summarum ist das Girokonto ein kleiner Alleskönner und wird nicht ohne Grund als Finanzzentrale bezeichnet.
Was unterscheidet Geschäfts- und Privatkonto?
Diese Einschätzung gilt für beide Kontomodelle: das private Girokonto und das Geschäftskonto. Die Unterscheidung ergibt sich bereits aus dem Namen. Privatkonten dienen privaten Zwecken, während über Geschäftskonten geschäftliche Transaktionen abgewickelt werden. Als privat gilt zum Beispiel, wenn das Gehalt gutgeschrieben oder die Rechnung des Gasversorgers abgebucht wird. In den geschäftlichen Bereich fallen wiederum Lohnzahlungen und Rechnungen von Lieferanten. Hinzu kommt, dass im geschäftlichen Alltag weit mehr Zahlungsvorgänge auflaufen als im privaten.
Rein technisch und von der Aufgabenstellung her lassen sich geschäftliche und private Konten allerdings kaum unterscheiden. Geschäftskonten sind ein wenig komfortabler, was den Zahlungsempfang betrifft – Stichwort Lastschriftvereinbarungen –, können problemlos von mehreren gleichberechtigten Personen geführt werden und erlauben, mehrere Bank- und/oder Kreditkarten zu nutzen. Im Detail richtet sich das Portfolio an Optionen nach dem gewählten Konto und der Bank. Denn auch bei Geschäftskonten stehen in der Regel diverse Offerten mit unterschiedlichen Konditionen zur Wahl.
Keine gesetzlichen Vorschriften zum Geschäftskonto
Welches Konto eröffnet wird, ist dann eine Frage der Kosten und der gewünschten Leistung. Von der gesetzlichen Warte aus wäre es sogar möglich, anstelle eines Geschäfts- ein deutlich günstigeres Privatkonto für die Firma einzurichten. Denn es gibt keinerlei Vorschriften, die besagen, dass ein Unternehmen über ein spezielles Geschäftskonto verfügen muss. Entscheidend ist lediglich, dass alle Geschäftsvorgänge nachvollziehbar sind und jede Buchung mit einem Beleg dokumentiert werden kann. Das ließe sich auch mit einem privaten Konto realisieren, erlaubt dem Finanzamt bei einer Prüfung allerdings auch einen Blick auf die privaten Ausgaben.
Die Richtlinien der Banken
Banken sind in dieser Hinsicht deutlich strenger. Sie weisen in den Geschäftsbedingungen unmissverständlich darauf hin, dass die Zahlungsvorgänge auf einem privaten Konto ausschließlich einen privaten Charakter haben dürfen. Bei nur wenigen Buchungen pro Monat würde es zwar nicht zwangsläufig auffallen, wenn ein Privatkonto geschäftlich genutzt wird, und dürfte die eine oder andere Bank auch Kulanz walten lassen. Doch spätestens, wenn die Zahl der Transaktionen das übliche Maß übersteigt, wird es brenzlig. Der Verstoß gegen die Vorschriften endet schlimmstenfalls mit einer Kündigung oder die Gebühren werden – gegebenenfalls plus einer Strafe – nachträglich in Rechnung gestellt. Wer sich nicht absolut sicher ist, sollte bei der Hausbank fragen, ab wann ein Geschäftskonto zwingend erforderlich wird. Noch besser: Gleich ein Geschäftskonto eröffnen, um auf der sicheren Seite zu sein.
Welchen Sinn macht ein Geschäftskonto?
Die Empfehlung, für Geschäft und Privates zwei getrennte Konten zu führen, steht inzwischen in jeder Fibel für Existenzgründer. Denn sollte es einmal haken, ist die Ursache in den meisten Fällen finanzieller Natur. Die geschäftliche Entwicklung wird schlichtweg falsch eingeschätzt, wenn private und geschäftliche Finanzen nicht klar abgegrenzt werden, sondern ineinander verschwimmen. Dadurch steigt das Risiko, zu spät zu reagieren und nicht mehr rechtzeitig einlenken zu können.
Und selbst wenn der Spagat funktionieren sollte, macht man sich das Leben oder vielmehr die Buchhaltung ohne eigenes Geschäftskonto unnötig schwer. Der zeitliche Aufwand ist höher, wenn auf den Kontoauszügen neben geschäftlichen Transaktionen auch die private Buchbestellung oder aber die Miete für den Kleingarten auftauchen und man erst für Ordnung sorgen muss. Diese Zeit kann sinnvoller genutzt werden, wenn man geschäftliche und private Ausgaben und Einnahmen vom ersten Tag an trennt. Das hat auch den Vorteil, dass Zahlungsverpflichtungen nicht ganz so schnell übersehen werden und offene Rechnungen zeitnah angemahnt werden können.
Weitere Informationen zum Geschäftskonto können Sie auch hier nachlesen.
Kosten und Konditionen – darauf muss man achten
Sorgen über horrende Gebühren, und damit unnötig hohen Ausgaben für das Geschäftskonto sind absolut unbegründet. Der Markt hält eine Vielzahl an Konten bereit, für den Einmannbetrieb ebenso wie für den Weltkonzern mit mehreren Niederlassungen. Entscheidend ist, dass die Konditionen zum eigenen Geschäftsmodell passen. Diesbezüglich sollte vor allem auf die Kontoführungsgebühren geachtet werden. Das ist zum einen die Kontoführungspauschale, die in jedem Fall zu entrichten ist. In ihr sind normalerweise bereits einige Transaktionen enthalten. Wird dieses Freikontingent überschritten, stellt die Bank jede weitere Buchung in Rechnung, mit wenigen Cent bis hin zu einigen Euro. Dabei gilt normalerweise: Je höher der monatliche Fixpreis ist, desto mehr Buchungen sind inklusive. Hier muss dann überlegt werden, welche Variante Sinn macht. Idealerweise kann im Laufe der Zeit kostenfrei auf ein anderes Kontomodell umgestiegen werden. Besonders teuer sind übrigens beleghafte Vorgänge. Deshalb bietet es sich an, das Konto online zu führen, gegebenenfalls über eine spezielle Software für Unternehmen.
Weitere Kosten fallen für die Bankkarten an, insbesondere wenn mehrere Karten benötigt werden, zum Beispiel Kreditkarten für den Außendienst, und wenn das Konto ab und an ins Minus rutscht und der Kontokorrentkredit in Anspruch genommen wird. Von daher gehört zu einem Geschäftskontovergleich auch ein Blick auf die Sollzinsen und die Kartengebühren, immer abhängig davon, ob der Aspekt für das eigene Unternehmen relevant ist. Komplett kostenfreie Geschäftskonten wird man nur schwerlich finden. Selbst wenn die monatliche Pauschale entfällt, sind die Kontobewegungen kostenpflichtig.
Kontoeröffnung
Ob das Geschäftskonto bei einer Direkt- oder bei einer Filialbank beantragt wird, richtet sich nach den Anforderungen an den Service. Die Kontoeröffnung ist reine Formsache. Benötigt wird neben dem Personalausweis auch ein Nachweis für die Geschäftstätigkeit, zum Beispiel die Gewerbeanmeldung. Ein Kreditrahmen wird anfangs noch nicht eingeräumt. Den Kontokorrentkredit bewilligen Banken in der Regel erst, wenn sie sich ein Bild von der geschäftlichen Entwicklung machen konnten.
Mehr Durchblick dank getrennter Konten
Ordnung ist auch in finanzieller Hinsicht das halbe Leben. Für Unternehmer und Freiberufler gilt das umso mehr. Denn laufen die Finanzen aus dem Ruder, weil man den Überblick verloren hat, sind neben der eigenen Existenz mitunter auch Arbeitsplätze in Gefahr. Der erste Schritt hin zu einer „sauberen“ Buchhaltung sollte daher ein separates Firmenkonto sein. Banken bestehen anders als der Gesetzgeber ohnehin darauf, dass private und geschäftliche Vorgänge voneinander getrennt über zwei Konten abgewickelt werden. Kontovergleich und Kontoeröffnung kosten nur wenige Minuten, sparen auf Dauer aber viel Zeit und teils auch Ärger.
Die wichtigsten Tipps und Hinweise im Überblick:
Ob das Geschäft läuft oder nicht, lässt sich nur anhand der Zahlen ablesen. Wer für die Firma ein Privatkonto nutzt, hat es deutlich schwerer, Bilanz zu ziehen – vor allem, wenn ständig private Mittel in das Unternehmen fließen, um kleinere Löcher zu stopfen. Fehlentwicklungen werden auf diese Weise nicht erkannt und enden oft mit einem bösen Erwachen.
- Die Buchhaltung ist für viele Unternehmer ein notwendiges Übel, das oft nur nebenbei erledigt wird. Der zeitliche Aufwand lässt sich durch ein separates Geschäftskonto minimieren, weil abgesehen von den geschäftlichen Transaktionen keine weiteren Buchungen berücksichtigt oder aussortiert werden müssen.
- Auch bei einem Geschäftskonto gilt: Die Kontoauszüge müssen regelmäßig überprüft werden – online oder in Papierform. Nicht nur, um zu sehen, ob alle Rechnungen bezahlt wurden. Es geht auch darum, Fehlbuchungen oder Betrugsversuche so schnell wie möglich zu erkennen und aktiv zu werden. Lässt man sich zu viel Zeit, geht die Haftung von der Bank auf den Kunden über.
- Die Auswahl an Geschäftskontomodellen ist groß. Je besser das Konto auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt ist – Zahl der Buchungen, Bankkarten, Kontoführung und Serviceleistungen – desto besser. Nichtsdestotrotz sollte flexibel auf Veränderungen reagiert werden können. Denn in der Anfangsphase lässt sich nur schwer einschätzen, wie intensiv ein Konto später genutzt wird.
Redaktioneller Hinweis
Kilian Fromeyer ist Geschäftsführer der Aslander & Fromeyer Vergleichsportale GmbH, zu deren Portfolio das Informations- und Vergleichsportal Girokontovergleich.org gehört. Bei Fragen zum Thema Girokonto steht Ihnen das Team des Portals gerne telefonisch oder per Live-Chat zur Verfügung.
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Claudia ist Medien-Redakteurin in der Redaktion von Text-Center.com. Daneben schreibt sie über betriebswirtschaftliche Themen im Blog von docurex.com
