Schritt für Schritt: Ganzheitliche Digitalisierung in Unternehmen

Der Begriff Digitalisierung ist schon seit einigen Jahren in aller Munde. Doch was ändert sich konkret, wenn man digitaler arbeiten möchte? Was sollte beim Digitalisierungsprozess beachtet werden und welche Vorteile ziehen Unternehmen daraus?

Was ist Digitalisierung?

Ganz allgemein betrachtet bedeutet Digitalisierung in Unternehmen, dass digitale Technologien in die Prozesse integriert werden. Computer und Laptops ersetzen nach und nach Dokumente aus Papier und der Aktenschrank wird, zumindest größtenteils, durch einen Online-Server ersetzt. Dabei ist vor allem wichtig, dass nicht nur ein Bereich gefördert, sondern die Gesamtstruktur unter die Lupe genommen wird. Das bedeutet auch, dass nicht nur die Technik und die damit verbundenen Vorgänge verändert werden müssen – Digitalisierung funktioniert nur langfristig, wenn diese ganzheitlich vorgenommen wird. Es müssen also viele Dinge beachtet werden, bevor Prozesse verändert werden können. Wenn ein Unternehmen diese Schritte aber achtsam angeht, so kann es sich mit der ganzen Welt virtuell vernetzen und eröffnet zahlreiche neue Einnahmequellen.

Mitarbeiter fortbilden

Die Technologien, die Unternehmen zur Verfügung stehen, haben sich in den letzten Jahrzehnten so schnell entwickelt, dass es schwer fällt, den Überblick zu behalten. Für fortschrittliche Unternehmen ist es essentiell, dass die Mitarbeiter Zugang zu Aus- und Fortbildungsangeboten haben. Schließlich nützt die beste Technik nichts, wenn kein Mitarbeiter sie benutzen kann. Anwendungen wie eine Plantafel Software können durch vereinfachte Kommunikation enorme Vorteile mit sich bringen, erfordern aber auch ein bestimmtes Grundverständnis von Technik. Vor allem für Angestellte der älteren Generation sind Fortbildungen eine wichtige Grundlage, um später mit Hilfsmitteln wie der digitalen Plantafel richtig umgehen zu können.

Warum ist Digitalisierung wichtig?

Die Digitalisierung wird oft als unumgänglich bezeichnet: Wer sein Unternehmen und seine Prozesse nicht optimiert, der wird schnell von der Konkurrenz überrannt. Doch selbst wenn man dem Fortschritt kaum entkommen kann, stellt sich die Frage, ob die Vorteile wirklich so vielzählig sind wie angepriesen. Hier sind einige Auswirkungen der Digitalisierung in Unternehmen, auf die man sich einstellen sollte.

• Effektivität: Durch die Digitalisierung kann die Effizienz der Geschäftsprozesse maßgeblich gesteigert werden. Technologische Abläufe lassen sich automatisieren, was dafür sorgt, dass Aufträge schneller und präziser bearbeitet werden können.
• Kosteneinsparung: Wie bei jeder anderen groß angelegten Veränderung muss auch in die Digitalisierungsprozesse innerhalb eines Unternehmens zuerst investiert werden. Oft werden neue Computer benötigt, wenn die alten nicht die benötigte Rechenleistung bringen. Eventuell müssen ein oder mehrere IT-Mitarbeiter eingestellt werden – das alles führt zu zusätzlichen Kosten. Wenn die Veränderungen aber effektiv durchgeführt werden, lohnt sich das investierte Geld schnell. Manuelle Prozesse werden verkürzt oder abgeschafft und durch die gesteigerte Effizienz können mehr Aufträge angenommen werden. Auch scheinbare Kleinigkeiten – wie der Wegfall von Papier in der Buchhaltung – haben auf lange Zeit betrachtet große Auswirkungen.
• Kundenbeziehungen & Kommunikation: Die Kommunikation mit Kunden kann durch digitale Angebote erleichtert werden. Das Unternehmen wird durch die Digitalisierung flexibler und kann beispielsweise Dienstleistungen bis ins Detail personalisieren, ohne dass große Mehrkosten entstehen.
• Optimierte Zusammenarbeit: Nicht nur die Kommunikation mit Kunden, sondern auch der interne Informationsaustausch wird verbessert. Es kann in größeren Gruppen und über größere Distanzen gemeinsam an einem Projekt gearbeitet werden.
• Neue Geschäftsmöglichkeiten: Mit dem Erstellen einer professionellen Website können viel mehr Kunden als vorher erreicht werden. Wenn erfolgreiches Marketing betrieben wird, kann sie zu einem großen Kundenmagneten werden.

Sicherheit

Mit der Digitalisierung von Kundendaten erhöht sich auch das Risiko von Hackerangriffen. Vor Zeiten des Internets waren Akten in Papierform nur an einem Ort zugänglich, es musste also eingebrochen werden, um diese physischen Kopien zu stehlen. Durch das Speichern von sensiblen Daten auf Servern oder Online-Datenbanken sind diese leichter zugänglich. Aus diesem Grund sollten IT-Mitarbeiter eingestellt oder spezialisierte IT-Sicherheitsfirmen beauftragt werden. Hier sollte nicht am falschen Ende gespart werden, Nachlässigkeit kann sonst teure Folgen nach sich ziehen. Ebenso müssen Mitarbeiter geschult werden, um Schäden durch Fehlverhalten und Unwissenheit zu vermeiden.