Die Organisation eines Events ist mit viel Arbeit und Zeitaufwand verbunden. Dazu gehört nicht nur die Vorbereitung der Location, sondern auch effektives Eventmarketing, also eine Event-Promotion mit dem Ziel, neue Teilnehmer oder Sponsoren zu gewinnen.
Je nachdem ob es um ein Konzert, eine Fachkonferenz oder ein Event für Familien geht, können mögliche Teilnehmer über unterschiedliche Kommunikationsmaßnahmen erreicht werden. Dazu gehört Werbung über Facebook, Twitter und Co, Pressearbeit und Newsletter-Marketing. Doch bevor man eine Entscheidung über den richtigen Kanal trifft, sollte man herausfinden, wo sich seine Zielgruppe aufhält.
Welche Kommunikationsmaßnahmen helfen mehr Teilnehmer zu gewinnen?
Bevor man über die sinnvollen Kommunikationskanäle nachdenkt, sollte man einen Marketing Plan erstellen. Und das am besten gleich am Anfang der Vorbereitung, sobald der Termin des Events feststeht. Darin muss dokumentiert werden, welche Ziele erreicht werden sollten, wer angesprochen wird und mit welchen Kommunikationsmaßnahmen.
Je schneller man mit der Kommunikation beginnt, desto schneller kommt man an die neuen Teilnehmer heran. Vor allem betrifft das Events, die man in der Presse bewerben will. Da Medien oft lange Vorlaufzeiten haben, muss man manchmal schon einige Monate vor dem Event mit der Pressearbeit loslegen.
Erfolgreiches Eventmarketing hängt im Wesentlichen davon ab, wie konsequent man potenzielle Teilnehmer anspricht und ob man es schafft, sie ans Unternehmen zu binden. Dafür werden folgende Maßnahmen eingesetzt.
Newsletter
Das Newsletter Marketing zählt zu den effektivsten Methoden für die Bewerbung einer Veranstaltung. Auch wenn der Aufbau des E-Mail Verteilers viel Zeit in Anspruch nehmen kann, ist die direkte Ansprache von Interessenten, Fans und Abonnenten immer effektiv, wenn es um die Gewinnung neuer Teilnehmer für die Veranstaltung geht.
Damit das Newsletter Marketing wirklich gut funktioniert, sollte man einen gut gepflegten Verteiler haben. Dabei ist es wichtig, dass sich die Teilnehmer in Ihre E-Mail Liste eintragen. Ohne ihre Zustimmung darf man keine Newsletter versenden. Sorgen Sie deshalb dafür, dass die Teilnehmer Ihrer Veranstaltungen diese Möglichkeit haben – sowohl während des Events als auch danach.
Versenden Sie regelmäßig Informationen, die für die Teilnehmer interessant sein könnten. Machen Sie auch mal Geschenke wie Give-Aways oder kostenlose Tickets und veranstalten Sie Gewinnspiele. Die E-Mails sollten wenig Werbung und viele Informationen enthalten. Beschreiben Sie kurz die Vorträge, die bei Ihrer Veranstaltung gehalten werden und formulieren Sie Ihren Text so, dass der Nutzen für die Teilnehmer sofort ersichtlich ist. Formulieren Sie einen Betreff, der sofort Neugier weckt und der Leser sich schnell entscheiden kann, die Mail anzuklicken.
Pressearbeit
Geht es um eine Veranstaltung, die sich an die breite Masse wendet, kann eine Erwähnung in den Zeitungen oder in der Publikumspresse helfen neue Teilnehmer zu gewinnen. Doch eine Veranstaltung in den Medien unterzubringen ist schwierig und erfordert viel Fingerspitzengefühl:
- Das Thema der Veranstaltung muss für die Medien interessant sein. Sind prominente Redner dabei? Hat das Event eine große Bedeutung auf der lokalen Ebene oder hilft, bestimmte Probleme zu lösen? Nur wenn die Veranstaltung einen echten Mehrwert hat, lohnt es sich, Journalisten anzusprechen.
- Der Text der Pressemeldung muss spannend formuliert werden. Eine Aufzählung von Einzelheiten reicht nicht aus. Erzählen Sie die Geschichte rund um Ihre Veranstaltung und stellen Sie den Nutzen in den Vordergrund.
- Man muss nach den richtigen Medien und den richtigen Journalisten recherchieren – so findet man heraus, für welche Medien das Thema tatsächlich interessant und welcher Journalist dafür zuständig ist.
- Damit Sie noch mehr Chancen haben, die Aufmerksamkeit der Journalisten zu gewinnen, machen Sie kreative Events – auffällige Locations oder eine ungewöhnliche Umsetzung (Schneeparty im Sommer) sind für Journalisten interessanter als ein „normales“ Gala-Dinner.
Social Media
Über soziale Netzwerke lassen sich Veranstaltungen gut bewerben. Ob Fachkongresse oder Flohmärkte – für jede Veranstaltungsart gibt es ein passendes Netzwerk. Social Media Kanäle wie Facebook, Twitt
er und Instagram sind wie geschaffen für das Eventmarketing. Auch während der Veranstaltung kann man mit Nachrichten, Live-Videos und Bildern über Social Media alle Interessenten auf dem Laufenden halten. Wichtig ist es die Veranstaltung rechtzeitig anzukündigen. Mit Facebook, Twitter oder Xing können Unternehmen nicht nur auf ihre Veranstaltung aufmerksam machen, sondern auch potenzielle Teilnehmer animieren, die Veranstaltung zu teilen und so neue Interessenten zu gewinnen.
Entscheidend bei der Auswahl von Social Media ist zu wissen, welche sozialen Netzwerke bei den potenziellen Themen beliebt sind. Das hängt zum einen vom Thema ab (Fach-Veranstaltungen lassen sich über Business Netzwerke wie Xing und LinkedIn und über spezielle Berufsgruppen auf Facebook am besten bewerben). Auch das Alter der Zielgruppe ist entscheidend: Die junge Zielgruppe kann man über Facebook nicht erreichen. Dafür sollte man lieber auf Snapchat kommunizieren und die Anmeldung zum Event im Internet so einrichten, dass sie mit einem Klick über Whatsapp und Snapchat geteilt werden können.
In dieser Infografik finden Sie weitere Informationen für die Promotion Ihrer Veranstaltung in Social Media.
Effektives Eventmarketing mit bestehenden Teilnehmern
Ein wichtiger Teil des Eventmarketings ist es die bestehenden Teilnehmer für weitere Events zu gewinnen.
Dafür braucht man nicht viel: Um bei den Teilnehmern in Erinnerung zu bleiben, sollte man regelmäßig E-Mails an diese schicken.
- Es ist wichtig bei den Teilnehmern in Erinnerung zu bleiben. Dafür ist das Newsletter Marketing gut geeignet. Schicken sie doch E-Mails mit der Zusammenfassung von interessanten themenrelevanten Artikeln. So bieten Sie den Abonnenten den Nutzen einen Nutzen und bleiben bei ihnen im Gedächtnis.
- Wenn Sie eine neue Veranstaltung planen, dann kontaktieren Sie gleich die Teilnehmer, die letztes Jahr dabei waren. Sprechen Sie in Ihrer Kampagne noch mal die Aspekte an, für die die Veranstaltung besonders gelobt wurde (z.B. gutes Essen, ausgezeichnete Vorträge, herzliche Atmosphäre).
- Damit die vergangene Veranstaltung nicht zu schnell in Vergessenheit gerät, lohnt es sich Newsletter-Kampagnen direkt im Anschluss zu versenden. So kann man die Teilnehmer an die Veranstaltung erinnern, Ihnen die Bilder vom Event senden, aber ihnen auch gleich einen Platz in der Veranstaltung für das nächste Jahr anzubieten.
- Die Zeit bis zur Veranstaltung können Sie nutzen, um dem Event einen Mitmach-Charakter zu verleihen. Fragen Sie doch die potenziellen Teilnehmer nach ihrer Meinung und bieten Sie Ihnen eine Möglichkeit die Veranstaltung mitzuorganisieren. Was ist besonders gut gelaufen? Was hätten Sie sich gern gewünscht? Mit Umfragen kann man einen guten Eindruck gewinnen, was sich Teilnehmer wünschen.
Als Unternehmen freut man sich, wenn man loyale Kunden hat. Doch auch als Kunde wünscht man sich mehr Loyalität seitens Unternehmen. Selektieren Sie Ihre Teilnehmer und wählen Sie diejenigen, die immer bei Ihren Events dabei sind und drücken Sie Ihre Anerkennung aus. Als Belohnung eignet sich zum Beispiel ein postalisch versendeter Brief mit einer Danksagung. Solche Kleinigkeiten haben eine größere Wirkung als man denkt. Die Teilnehmer fühlen sich wertgeschätzt und bauen eine Bindung zum Unternehmen auf.
