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Bei vielen Selbstständigen dient der Pkw sowohl für geschäftliche als auch für private Fahrten. Damit das Finanzamt bei Bedarf eine vollständige Prüfung durchführen kann, sollte daher ein Fahrtenbuch geschrieben werden. Zwar gibt es grundsätzlich keine Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs, im Zweifelsfall können Sie alle Wege aber klar belegen und es gibt grundsätzlich keinen Erklärungsbedarf.
Digitales Fahrtenbuch – wenig Aufwand, viel Nutzen
Viele Selbstständige finden im ohnehin schon hektischen Arbeitsalltag nicht die Zeit, ein Fahrtenbuch zu führen. Immerhin müssen diverse Auflagen berücksichtigt werden und wenn einige Fahrten einmal nicht aufgelistet werden, wird es schnell unübersichtlich. Damit Sie in weiterer Folge dennoch von steuerlichen Vorteilen profitieren können oder sich im Zweifelsfall einfach gegenüber dem Finanzamt erklären können, kann alternativ auch ein elektronisches Fahrtenbuch geführt werden. Der Aufwand ist dabei wesentlich geringer, da direkt per App ein Eintrag erfolgen kann. Die meisten Selbstständigen haben ihr Smartphone ohnehin ständig dabei, um Anrufe entgegennehmen und E-Mails beantworten zu können. Stift und Papier sind dabei überflüssig und das lästige Nachtragen entfällt ebenfalls.
Eine eigene Software lohnt sich
Ein digitales Fahrtenbuch darf nicht einfach in einer Excel-Tabelle geführt werden, da das Finanzamt eine geschlossene Form voraussetzt. Zudem hätten Sie in einer Excel-Datei immer die Möglichkeit, nachträgliche Änderungen vorzunehmen, ohne dass diese ersichtlich sind. Im Zweifelsfall kann es hier also auch zu Schwierigkeiten bei einer genaueren Prüfung kommen. Wenn Sie sich für die digitale Variante entscheiden möchten, lohnt sich immer eine eigene Software. Achten Sie aber auch hier darauf, dass diese vom Finanzamt anerkannt wird.
Klassisches Fahrtenbuch schreiben – das sind die Vorgaben vom Finanzamt
Wenn Sie ein klassisches Fahrtenbuch schreiben möchten, sind Stift und Papier am besten immer im Fahrzeug. So können Sie direkt beim Aussteigen den jeweiligen Eintrag vornehmen, damit der Kilometerstand lückenlos nachvollziehbar bleibt. Wird das Fahrtenbuch immer nur am Abend oder vielleicht sogar nur einmal pro Woche geschrieben, könnte das bereits gegen die Vorgaben des Finanzamts entsprechen. Hieraus geht nämlich klar hervor, dass das Fahrtenbuch zeitnah erstellt werden und jede Einzelfahrt klar ersichtlich sein muss. Zudem ist darauf zu achten, dass das Fahrtziel immer mit Ort, Straße und Hausnummer angegeben wird. Nur mithilfe der exakten Adresse kann am Ende nämlich nachvollzogen werden, ob es sich tatsächlich um eine geschäftliche Fahrt handelt oder ob der Pkw vielleicht doch für ein privates Ziel genutzt wurde. Als Selbstständiger sind Sie zudem dazu verpflichtet, das Fahrtenbuch für zehn Jahre aufzubewahren. Auch das kann in klassischer Form deutlich mehr Aufwand bedeuten als in der digitalen Variante.
Warum sich das Fahrtenbuch lohnt
Wenn sich Selbstständige gegen ein Fahrtenbuch entscheiden, gilt die sogenannte 1-Prozent-Regelung. Dabei wird für Privatfahrten eine monatliche Pauschale von 1 % des Bruttolistenneupreises angenommen. Das kann sich in einigen Fällen lohnen, manches Mal verlieren Sie dadurch aber auch bares Geld. Wird der Pkw nur selten für private Zwecke genutzt oder handelt es sich bereits um ein älteres Fahrzeug, ist das Fahrtenbuch grundsätzlich immer zu empfehlen. Daher sollten Sie direkt zu Beginn der Selbstständigkeit einmal nachrechnen, ob sich der Aufwand eines Fahrtenbuchs lohnt oder ob Sie einfach bequem die 1-Prozent-Regelung in Anspruch nehmen können. Wenn Sie als Handwerker beispielsweise einen eigenen Kastenwagen für die Arbeit nutzen und damit beispielsweise nur selten den alten Hausrat zum Sperrmüll bringen, ist ein Fahrtenbuch uneingeschränkt zu empfehlen. Wenn Sie als selbstständiger Grafiker von zuhause aus arbeiten, nur wenige berufliche Termine mit dem Auto wahrnehmen, profitieren Sie in den meisten Fällen vom Pauschalbetrag.
