Jeder Selbstständige in Gründung wird irgendwann vor der Frage stehen, ob er die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchte oder nicht. Die Problemstellung sollte gründlich durchleuchtet werden, da eine Entscheidung nur kompliziert wieder rückgängig gemacht werden kann. Wir geben Ihnen an dieser Stelle die Antworten auf wichtige Fragen.
Kleinunternehmen und die Umsatzsteuer
Bereits im ersten Paragrafen des Umsatzsteuerrechts ist verankert, dass alle Lieferungen und Leistungen die ein Unternehmen gegen Entgelt ausführt, umsatzsteuerpflichtig sind. Diese Umsatzsteuer wird beim Kunden erhoben und im Anschluss an das Finanzamt weitergeleitet. Zur Erhebung der Umsatzsteuer sind Unternehmer verpflichtet, wozu jeder zählt, der ein Gewerbe betreibt oder Freiberufler ist.
Definiert ist ein Unternehmen dadurch, dass es eine nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen vornimmt und diese selbstständig, also auf eigene Rechnung, ausübt. Von dieser Pflicht sind Kleinunternehmer nach §19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz jedoch ausgeschlossen.
Als Kleinunternehmer gilt, wer im Vorjahr einen Umsatz von 17.500 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz machen wird. Ein solches Unternehmen kann sich von der Abrechnung der Umsatzsteuer befreien lassen.
Vor- und Nachteile der Umsatzsteuerbefreiung
Jeder Fall ist individuell, weshalb Sie die Kriterien Ihres Unternehmens genau überprüfen sollten. Die hier genannten Vor- und Nachteile gelten daher nur als Richtwerte. Der große Vorteil bei der Kleinunternehmeranmeldung ist der Wegfall von sehr viel bürokratischem Aufwand.
Muss keine Umsatzsteuer abgeführt werden, ersparen Sie sich die Erstellung von monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen. Außerdem muss auf Rechnungen nicht mehr in Netto- und Bruttobeträge unterschieden werden und das lästige Ermitteln der richtigen Umsatzsteuersätze von 0%, 7% oder 19% entfällt.
Nachteilig kann gesehen werden, dass ein Kleinunternehmen nicht vom Vorsteuerabzug Gebrauch machen darf, was wir im Verlauf des Artikels näher erklären. Zudem wird sich der Status des kleinen Unternehmens auf Dauer negativ auswirken.
Keine Verwechslung mit Kleingewerbe
Wenn in Ihrem Fall vom Kleinunternehmen die Rede ist, dürfen Sie dies nicht mit dem Kleingewerbe verwechseln. Beide Begriffe müssen völlig getrennt voneinander betrachtet werden. Der Begriff Kleinunternehmer ist wichtig für die Umsatzsteuerpflicht. Das Kleingewerbe hingegen ist bei der Abgrenzung zum Handeln eines Kaufmanns wesentlich.
Ein Kaufmann hat sich an die Regeln des HGB zu halten, worunter beispielsweise die doppelte Buchführung oder die Pflicht der Bilanzerstellung zählen. Kleingewerbe sind hiervon befreit und sparen wiederum bürokratischen Aufwand. Da ein Kleinunternehmer immer auch ein Kleingewerbetreibender ist (Freiberufler ausgenommen), sollten Sie sich auch mit diesen Regularien beschäftigen.
Begriff der Vorsteuer
Wie beschrieben, muss jeder Unternehmer, der die Kleinunternehmerregelung nicht anwendet, Umsatzsteuer einziehen. Dies macht er stellvertretend für das Finanzamt und leitet das Geld im Anschluss weiter. Hierzu wird zunächst die Umsatzsteuervoranmeldung gemacht, damit die Beträge festgelegt werden. Dabei darf der Unternehmer von der eingenommenen Umsatzsteuer die Steuern abziehen, die er selbst für seine Käufe bezahlt hat. Die bezahlte Umsatzsteuer wird als Vorsteuer bezeichnet.
Beispiel: Der Frachtführer stellt seinem Kunden 1.000 EUR für einen Transport in Rechnung und zieht zusätzlich 19% Umsatzsteuer ab, sodass sich die Rechnung auf 1.190 EUR beläuft. Im gleichen Zeitraum muss er jedoch eine Reparatur durchführen lassen, für die die Werkstatt 100 EUR berechnet. Der Frachtführer zahlt zuzüglich zu den 100 EUR weitere 19 EUR Umsatzsteuer. Während der Umsatzsteuervoranmeldung werden die Beträge einfach voneinander abgezogen. Von den 190 EUR eingenommener Umsatzsteuer dürfen 19 EUR Vorsteuer wieder abgezogen werden. Das Unternehmen muss somit 171 EUR an das Finanzamt überweisen.
Verzicht für Kleinunternehmer
Es steht einem Kleinunternehmer offen, ob er auf sein Recht der Kleinunternehmerregelung verzichten möchte oder dieses in Anspruch nehmen will. Regelungen dazu finden sich im § 19 Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes. Es ist jedoch zu beachten, dass die jeweilige Erklärung bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung vorgelegt wird und dass bei einem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung fünf Jahre lang keine Änderung mehr vorgenommen werden kann.
Umsatzschätzungen für Grenzen
Damit ein Unternehmen von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen kann, darf es eine Umsatzgrenze von 17.500 EUR nicht überschreiten. Da Existenzgründer in den meisten Fällen noch keine genauen Daten vorliegen haben, müssen diese ihren Umsatz im Gründungsjahr schätzen. Kann davon ausgegangen werden, dass die Grenze nicht erreicht wird, so darf das Unternehmen direkt im ersten Jahr auf die Berechnung der Umsatzsteuer verzichten.
Wurde wider erwarten der Grenzbetrag von 17.500 EUR überschritten, so muss ab dem zweiten Jahr Umsatzsteuer berechnet werden. Die Grenze bezieht sich ausschließlich auf den Umsatz, sodass es irrelevant ist, ob letztendlich Gewinn gemacht wurde oder die Ausgaben höher waren. Belaufen sich die Einnahmen auf über 17.500 EUR, ist das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig.
Der angegebene Betrag ist nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG eindeutig auf den Bruttowert anzusetzen. Wird die Umsatzsteuer herausgerechnet, so darf ein Kleinunternehmer maximal netto 14.705,88 EUR Einnahmen pro Jahr generieren, um von der Befreiung der Umsatzsteuerpflicht Gebrauch zu machen.
Blickpunkt Gründungsjahr
Im Gründungsjahr muss darauf geachtet werden, dass der prognostizierte Umsatz auf das Kalenderjahr hochgerechnet wird. Sollte hierbei die Grenze von 17.500 EUR bereits überschritten werden, so muss ab dem ersten Tag Umsatzsteuer auf den eigenen Rechnungen ausgewiesen werden. Ein angebrochener Monat wird bei allen Rechnungen wie ein voller Monat angerechnet.
Beispiel: Ein Unternehmen wird am 15.08. gegründet und bis zum Ende des Jahres mit einem kalkulierten Umsatz der Einnahmen von 11.000 EUR inklusive Umsatzsteuer bewertet. Da ein angebrochener Monat als voll angerechnet wird, bleiben fünf Monate bis zum Jahresende. Der Bruttoumsatz pro Monat beträgt 2.200 EUR. Hochgerechnet auf ein ganzes Jahr belaufen sich die kalkulierten Einnahmen auf 26.400 EUR. Da dieser Betrag deutlich über der Grenze von 17.500 EUR liegt, kann der Unternehmer bereits im Jahr der Geschäftseröffnung nicht auf die Kleinunternehmerregelung zurückgreifen. Er muss ab dem ersten Tag am 15.08. auf allen seinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und diese einziehen.
Grenzen für das Folgejahr
Im Umsatzsteuerrecht ist es vorgesehen, dass Firmen wachsen dürfen und somit die Umsatzsteuerpflicht um ein Jahr hinauszögern können. Die Regelung für diesen Fall lautet, dass im Folgejahr eine Umsatzgrenze von 50.000 EUR brutto nicht überschritten werden darf. Die Nettogrenze unter Abzug von 19% Umsatzsteuer beträgt 42.016,81 EUR. Ist im Vorjahr ein Umsatz von unter 17.500 EUR erwirtschaftet worden, so gelten im darauffolgenden Jahr immer die 50.000 EUR als Grenze.
Fehler in der Kalkulation
Eine Fehleinschätzung im laufenden Jahr kann als irrelevant betrachtet werden, da diese keine Auswirkungen mehr hat. Erst wenn am Ende des Jahres festgestellt wird, dass die Prognose für das kommende Jahr aufgrund der alten Zahlen über der gültigen Grenze liegt, erlischt die Kleinunternehmerregelung für das Folgejahr.
Entscheidungsfindung
Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen sollte, kann nicht pauschal gesagt werden. Dennoch kann in drei Bereiche unterteilt werden, für die klare Empfehlungen bestehen. Vollerwerbsgründer streben auf Dauer hohe Einnahmen an, sodass eine Befreiung keinen Sinn macht. Unternehmen, die im B2B-Bereich Fuß fassen möchten, sollten ebenfalls auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, da diese ansonsten schnell ein Amateurimage erhalten, was weniger Aufträge nach sich zieht. Anders sieht es im Privatkundengeschäft aus, wo günstige Preise von Vorteil sind. Hier ist eine Umsatzsteuerbefreiung durchaus sinnvoll.
Korrekte Rechnungsstellung
Auch wenn Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, so müssen sie korrekte Rechnungen ausstellen. Regelungen hierzu finden Sie im § 14 Abs. 4 UStG. Besonders wichtig ist der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, den Sie auf jeder Rechnung aufdrucken müssen.
