Was man bei der Auswahl eines Datenraum Anbieters beachten muss

Ein Datenraum ist bekannt dafür, dass wichtige, meist geschäftliche, Dokumente dort sicher verwahrt werden. Dieses Konzept gibt es mittlerweile auch online – virtuelle Datenräume erfreuen sich einer immer größerer Beliebtheit.

Ein virtueller Datenraum ist eine Plattform, die nur durch das Internet abrufbar ist. Dort werden, wie auch auf herkömmlicher Weise, sensible und vertrauliche Dokumente abgespeichert. Dieses Konzept wird meist von Unternehmen verwendet, die eine Sorgfältigkeitsprüfung vornehmen oder verschiedenartige Zusammenarbeiten eingehen: beispielsweise im Rahmen eines M&A oder Joint Ventures.

Es ist besonders wichtig sich einen geeigneten Datenraum samt Anbieter auszusuchen. Denn dieser verwahrt nicht nur Ihre vertraulichen Geschäftsdokumente, sondern trägt auch maßgeblich zu dem Ergebnis der Zusammenarbeiten bei.

Was muss ein Datenraum können?

Generell kann man sagen, dass jeder Datenraum sich zwar ähnelt, aber es auch Funktionen gibt, die bei manchen kostenpflichtig und bei anderen wiederum im Paket inbegriffen sind. Auch kann man nicht genau sagen, was die wichtigen Funktionen sind, da es individuell vom Anwender abhängt, was dieser sich von seinem persönlichen virtuellen Datenraum erhofft.

Die Hauptfunktion ist jedoch ganz klar das einfache und sichere Hochladen, Speichern und Verwalten von vielfältigen Dateien. Das können Dokumente sein, Geschäftsbriefe, Diagramme oder andere Formen der Informationsvermittlung.

In dieser Funktion spielt auch die Bedienbarkeit eine große Rolle. Eine einfache und schnell verständliche Nutzung beeinflusst nicht nur die Teilnehmer positiv, sondern auch das Ergebnis der Verhandlung bzw. der Zusammenarbeit. Gestaltet sich die Vorgehensweise innerhalb des Datenraumes als schwer, dann müssen sich alle Teilnehmer mehr bemühen. Schlimmstenfalls kann dies potentielle Abschlüsse verhindern.

Weitere Funktionen, die Sie interessieren könnten:

• Zugriffsfunktion: erteilen Sie verschiedene Formen von Zugriffen an die Teilnehmer. Sie entscheiden wer Dokumente nur ansehen darf, wer sie abspeichern kann und wer sie sogar abändern darf.
• Audit-Protokoll: Welcher Nutzer hat sich wann eingeloggt und an welchem Dokument hat er was getan? Genau das können Sie mit einer Audit Funktion herausfinden und so Ungereimtheiten beseitigen.
• Sicherheitsfunktionen: Back-up der Dokumente, Verhinderung von Screenshots und Druckaufträgen, zeitlich beschränkter Zugang, etc.

Übrigens: Hier finden Sie eine Übersicht von vertrauenswürdigen Datenraumanbietern

Was darf ein virtueller Datenraum kosten?

Die Kosten variieren sehr stark von Anbieter zu Anbieter. Dabei bieten jedoch viele einen Testlauf an. So kann der Datenraum erprobt und letztendlich entschieden werden, ob die eigenen Ansprüche vom Anbieter erfüllt werden.

Die Kosten belaufen sich meist auf eine monatliche Gebühr. Viele Anbieter bieten hier eine pauschale an. Es gibt jedoch auch Anbieter, die die Kosten monatlich neu berechnen: wie viel Datenspeicher wurde in einem Monat verbraucht? Wie viele Nutzer wurden hinzugefügt? Wie viele Projekte laufen insgesamt?

Um einschätzen zu können, in welchem Kostenbereich Sie liegen, müssen Sie sich einige Fragen stellen:

• Welche Funktionen benötigen Sie? Reicht Ihnen die Datenspeicherung oder brauchen Sie eine höhere Sicherheitsvorkehrung, wie z.B. die Zwei-Faktoren-Authentifizierung?
• Brauchen bzw. Wollen Sie eine rund um die Uhr Betreuung? Jeder Anbieter hat einen Support. Doch unterscheidet sich sehr stark die Art und Weise wie man mit ihm in Kontakt treten kann (per Anruf, E-Mail, Skype, etc.) und in welchem Zeitraum dieser Ihnen zur Verfügung steht. Es gibt durchaus Anbieter, die für eine uneingeschränkte Kundenbetreuung mehr Geld verlangen.
• Für welche Projekte wollen Sie diesen Datenraum nutzen? Einmalige Projekte sollten Sie nicht so viel kosten wie mehrere und länger andauernde Projekte. Wollen Sie eigentlich nur Dateien und Dokumente teilen, aber nicht über diese Plattform kommunizieren bzw. keine vertraulichen Dokumente hochladen? Dann lohnt sich wahrscheinlich eher eine Dateien-Sharing Plattform wie Dropbox als ein eigener Datenraum.

Wie finden Sie den richtigen Anbieter?

Neben den bereits genannten Kriterien ist es besonders wichtig, dass Sie auf Zertifikate der Anbieter achten. Darüber hinaus eignen sich auch Bewertungen von anderen Nutzern, um herauszufinden, ob dieser spezielle Anbieter Ihre Vorstellungen erfüllen kann. Anhand von Bewertungen können Sie meist auch schnell erfahren, welche negativen Aspekte der Datenraum noch innehat.

Unter Beachtung all dieser Faktoren sollte es Ihnen nun leichter fallen den richtigen Anbieter für Ihre vertraulichen Dokumente zu finden.