Meine zehn wichtigsten Ratschläge für produktives Arbeiten im Home-Office.
Es gibt Menschen, die arbeiten sehr gerne zuhause anstatt an Ihrem Arbeitsplatz im Büro. Je nach Aufgabengebiet und Branche macht das durchaus auch Sinn und kann beim richtigen Einsatz sogar produktiver sein, als in der normalen Büroumgebung zu arbeiten mit vielen Kollegen um einen herum. Da sowohl meine Mitarbeiter als auch ich gelegentlich im Home-Office arbeiten, haben wir ein paar der wichtigsten Ratschläge für dich aufgeschrieben damit auch du zuhause das Maximum aus deiner Zeit für deinen Job bekommst und damit produktiv arbeiten kannst.
Ich selber lege Wert darauf, dass ich zuhause den Arbeitsbereich vom Wohnbereich trenne. In aller Regel hat ja jeder zuhause einen Schreibtisch und kann diesen auch gerne benutzen. Das ist vollkommen in Ordnung, solange auf diesem Schreibtisch Ordnung herrscht und hier privates von beruflichen getrennt ist.
Du solltest unbedingt darauf achten, dass auch in deinem zuhause dein Arbeitsplatz aufgeräumte und ordentlich ist. In einem Chaos – so kreativ es auch sein mag – können die meisten Menschen nicht klar denken und sind einfach viel zu stark abgelenkt. Da ist ein gemütlich eingerichtetes zuhause sicherlich noch stärker ein Ablenkungsfaktor, als eine etwas nüchterner und auf Struktur ausgerichtete Arbeitsplatz in deinem normalen Büro.
Sofern du in deinem zuhause keine Schreibtisch haben solltest, dann versuche den größten Tisch den du du im Wohnbereich hast vollständig zu leeren und die Dinge die vorher darauf bestanden aufzuräumen, bevor du mit dem Arbeiten in deinem zuhause startest.
Ruhe und Spielregeln – auch im Home-Office
Ideal ist es, wenn du zuhause arbeiten kannst und dabei alleine bist. Damit fällt dann schon einmal die Ablenkung durch andere Menschen (Partner, Kinder) weg. Sofern du zuhause nicht alleine bist, so vereinbare mit deinen Kindern oder deinem Partner bzw. deiner Partnerin, dass du nun für einen bestimmten Zeitraum nicht gestört werden möchtest und deinem Job nachgehen wirst.
Das ist insofern wichtig, wenn du ruhig arbeiten musst oder willst und noch wichtiger natürlich falls du aus deinem Home Office heraus Gespräche mit Kollegen oder gar Kunden führst, wo eine Unterbrechung bzw. eine Störung wirklich schwierig zu erklären wäre.
Ich erinnere mich selbst an eine Situation vor ca. drei Jahren, wo ich sehr intensiv und angestrengt zuhause die Unterlagen für einen Bankkredit zusammengetragen habe. Als ich diese dann vollständig gesichtet hatte und dem Mitarbeiter der Bank übermittelt hatte und genau jenen am Telefon hatte, kam einer meiner Söhne herein und platzte mitten in das Gespräch. Das war dann eine ziemlich unpassende Situation, die du auf jeden Fall in deinem Home-Office vermeiden solltest.
Auch zuhause so gekleidet als wäre ich im Büro
Wenn ich zuhause arbeite dann kleide ich mich immer so, als würde ich im Büro sitzen. Das muss nicht heißen das ich zuhause Anzug und Krawatte an habe-schließlich laufe ich auch in unserem normalen Büro so nicht herum. Aber du solltest mit der gleichen Achtsamkeit mit dir selber umgehen, wenn du zuhause arbeitest. Das bedeutet im Klartext, dass Jogginghose und Schlabberlook oder gar der Schlafanzug absolute No-Gos sind.
Telefoniere kurz mit den Kollegen
Um dich möglicherweise gleich zu Beginn der Arbeit von zuhause aus auf das tagtägliche Arbeiten einzustimmen, kannst du natürlich auch als aller erstes einmal ein Telefonat mit einem Kollegen im Büro führen.
Damit wissen die Mitarbeiter dann auch, dass du ab jetzt im Home Office arbeitest und kannst mit Ihnen vereinbaren wie Du erreichbar bist. Zum anderen schafft das den sozialen Kontakt, der dir natürlich in deinem Zuhause fehlt. Schließlich sind die Kollegen ja zumindest räumlich von dir entfernt.
Planung und Struktur für deine Aufgaben
Selbstverständlich gilt auch im Home Office, dass du deine Arbeit planen muss. Insofern unterscheidet sich die einzelne Aufgabe oder deinem Tagesablauf möglicherweise gar nicht so sehr von einem Tag im Büro.
Auch hier gilt hier: wenn du am Stück strukturiert arbeiten möchtest, dann stelle dein E-Mail-Programm aus. Du schließt es einfach und während der Zeit in der du dich konzentriert deiner Arbeit widmest, bearbeitest du keine E-Mails, liest keine E-Mails und schreibst auch keine E-Mails.
Ebenso stelle ich beispielsweise das Telefon bei solchen Arbeiten grundsätzlich auf lautlos und wenn ich telefonieren muss, so tue ich das in einem fest definierten Zeitfenster und versuche auch Rückrufe auf dieses Zeitfenster zu legen. Das klappt nicht immer, da man eben nicht alleine auf der Welt ist. Allerdings hilft mir diese Fokussierung von bestimmten halben oder ganzen Stunden auf ein bestimmtes Thema (E-Mail schreiben oder Telefonate führen ), mit dem restlichen Tag gut und strukturiert umzugehen und damit tatsächlich auch meine Aufgaben meiner Aufgabenliste abzuarbeiten.
Lese-Tip: So erstellst Du einen Business-Plan. Das geht meiner Meinung nach im Home-Office am besten – da bist Du ungestört.
Tagesplanung auch zuhause
Dass du deinen Tag vorab planst, versteht sich eigentlich von selbst. Dennoch auch hier nochmal: schreib dir zu Beginn deines Home Office-Tages auf, was du tun willst, wie viel Zeit du für einzelne Aufgaben investieren möchtest und was am Ende des Tages auf jeden Fall erledigt sein muss.
Diese Tagesplanung machst du am besten mit deiner Aufgabenliste. Am besten du legst dich jeder eine eigene Vorlage in Form einer DIN A4 Liste an oder nutzen ein passende App oder andere Software damit du deinen Tag gut strukturiert bekommst.
Zu guter letzt gilt auch hier für jede einzelne Aufgabe: schreib dir auf was du tun möchtest und tu es dann konsequent – zum Beispiel mit der Zeiteinteilungs-Technik „Pomodoro“. Das funktioniert natürlich auch im Büro und aber meiner Meinung nach besonders gut zuhause. Ich habe auf dem Smartphone dann zum Beispiel eine kleine Software installiert, die mich alle 25 Minuten daran erinnert, dass die Aufgabe nun zeitlich zu Ende ist und dass ich dann auch entsprechend 5 Minuten Pause einlegen kannt.
Probier es einfach mal aus, das klappt nach 2 bis 3 Wiederholungen erstaunlich gut und du wirst bemerken dass du dadurch tatsächlich produktiver wirst.
Mein Fazit
Die Arbeit im Home-Office eignet sich meiner Meinung nach vor allem für das stille Arbeiten. Ich nutze es wenn ich besonders konzentriert arbeiten möchte und mich einmal für eine halbe, ganze oder gar 2 Stunden ganz konzentriert in ein Thema vertiefen möchte (was bei uns im Büro tagsüber oft nicht möglich ist). Das sind dann häufig langfristige Sachen, die ich schon eine Weile vor mir her schiebe aber letztendlich einmal angehen möchte. Dazu gehören für mich strategische Themen genauso wie das grundsätzliche Nachdenken über bestimmte für und Wider einzelner sehr gewichtiger Themen.
Dringende Dinge versuche ich nach Möglichkeit zuhause nicht lösen zu müssen.
Falls es sich doch tatsächlich einmal nicht vermeiden lässt und ein Mitarbeiter oder Kollege mich dann in meinem Home-Office erreichen muss, dann ist es eben doch dringend. Hier haben wir für uns in der Firma eine Lösung gefunden, dass die Mitarbeiter mir meist erst eine SMS schicken und ich dann später zurück rufen kann.
Wie handhabst Du das Thema Heimarbeitsplatz vs. Büro-Schreibtisch? Ich freue mich auf deine Kommentare.
Stefan ist Chef vom Dienst der Redaktion von Text-Center und bloggt außerdem über wirtschaftliche Themen auf docurex.com
