Gerade Selbstständige und Gründer haben in aller Regel mehr zu tun als ein Tag Stunden hat. Daher ist das Thema Zeitmanagement und Produktivität ganz oben auf der Agenda von Unternehmern Gründern und Selbstständigen. Ich habe mir daher hier einmal Gedanken gemacht, mit welchen Hilfsmitteln, Zeitmanagement-Methoden und Tools ich meinen Arbeitstag plane und gestalte und damit produktiver arbeiten kann. Daher öffnen wir heute einmal das Schatzkästchen und werfen einen Blick in die Methoden- und Werkzeug-Schatulle:
Wenn ich hier auf Unternehmer-Portal arbeite und Artikel verfasse, dann brauche ich vor allem und zu aller erst eines: Eine gute Diktiersoftware. Ich selbst nutze Dragon NaturallySpeaking, um meine Ideen möglichst schnell in gedruckter Form zu bekommen. Für mich ist die Software mittlerweile alternativlos. Mit ihr kann ich deutlich schneller meine Ideen aufschreiben als ich es mit der Hand oder gar durch das Tippen am PC könnte.
Daher es konsequenterweise mein Diktiergerät das zweite Tool, mit dem ich häufig arbeite. Mit ihm nehme ich gesprochenen Text auf. Manchmal sind es nur lose Gedanken. Manchmal sind es zehn 20 Minuten lange Monologe, indem ich einfach einmal eine Kette an von Gedanken zuerst über das Mikrofon und später über die Diktiersoftware zu Papier bringe.
Das Gerät selber ist ein ganz schlichtes von Sony und hat keine 40 € gekostet. Wichtig dabei ist, dass man sich klarmacht, dass beim Diktieren eine gewisse Ruhe um einen herum herrschen sollte. Sonst klappt‘s nicht mit der Technik. Die Software von Dragon kann übrigens die aufs Diktiergerät gesprochenen Aufnahmen in Text umsetzen. Das ist auch sehr praktisch.
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Wenn wir schon beim Thema Technik sind, darf ein vernünftiger PC natürlich nicht fehlen. Auch wenn ich sowohl in meinem Büro als auch in meinem Arbeitszimmer zuhause einen stationären PC habe, an dem ich arbeiten kann so ist doch mein hauptsächlicher Begleiter beim produktiven Arbeiten ein Notebook.
Ich hab mich vor einiger Zeit für ein sehr stabiles und mit einer SSD Platte ausgerüstetes Gerät von Lenovo entschieden. In der Kombination mit einem relativ schnellen Prozessor hilft es mir nicht nur an nahezu jedem beliebigen Ort arbeiten zu können, sondern auch die oben beschriebene Diktiersoftware zügig einzusetzen. Allerdings muss ich zugeben, dass ein Gerät was auch nur die Hälfte des besagten Lenovo Notebooks kostet auch ausreichen würde um den Job zu machen. Natürlich ist auf dem Gerät ein aktueller Virenschutz. Versteht sich von selbst, oder?
Als vorletztes Stück gibt Technik in dieser Runde sein mein Smartphone genannt. Für mich ist ein Smartphone ein universelles Tool, mit dem ich sowohl beim Schreiben (wenn ich dann doch mal tippe) Musikhören, nicht zwischendurch einmal 5 Minuten während der Teepause entspannen kann oder mit einer passenden App oder einer schlichten Zeitmessung dafür sorgen kann, dass mir nicht die Zeit davon läuft.
Neben dem Smartphone nutze ich zumindest zuhause noch ein Tablett, mit dem ich auf dem Sofa sitzend nach Informationen schaue, andere Blogs lese oder in Twitter oder Facebook nach Informationen stöbere. Insbesondere die Software bzw. die App Flipboard nutze ich dabei sehr intensiv. Das Kuratieren von Informationen und Nachrichten ist vermutlich auch morgen noch ein manueller Prozess, den man allerdings mit Flipboard sehr gut in den Griff kriegen kann.
Die Software Dragon habe ich weiter oben schon genannt. Eine weitere Software, die für mich wichtig ist und vor allem beim Thema publizieren mittlerweile nicht mehr wegzudenken ist, ist Hootsuite.
Mit der Software verwalte ich die unterschiedlichen Twitter-Benutzer, habe meine unterschiedlichen Facebook Profile im Griff und kann auf diese Art und Weise den produzierten Content einigermaßen intelligent und ressourcenschonend über die nächsten zwei Wochen verteilen. In der Regel nehme ich mir an einem Tag der Woche Zeit um bestehende und neue Inhalte zu erfassen zusammenzutragen und anschließend dann über die besagten Profile zu verteilen.
Ein Tool, das sich erst seit kurzem nutze ist IFTTT (if this than that). Mit ihm lassen sich auf dem Tablett oder Smartphone bestimmte Aktionen auslösen, sobald eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Die Einsatzmöglichkeiten sind schier grenzenlos. Ich nutze es vor allem dazu, um auf bestimmte Ereignisse oder Nachrichten auf Twitter zu reagieren. Als Beispiel sei hier genannt, dass man neue Twitter Follower über IFTTT mit einer Dankes und Willkommen -Nachricht begrüßt.
Da auch bei mir das papierlose Büro noch lange nicht eingezogen ist und ich auch nicht erwartet es in den nächsten Jahren Realität wird, habe ich noch einige Dinge, die ich in der analogen Welt mit Papier und Bleistift pflege.
An erster Stelle steht hier für mich meine Tagesliste, auf der ich für jeden einzelnen Werktag und manchmal auch an den Wochenenden meinen Tagesablauf plane meine Aufgaben notieren.
Die Liste habe ich vor langer Zeit einmal erstellt und passe Sie aller paar Monate an neue Gegebenheiten an. Der wesentliche und wichtige Teil dabei ist aber, daß ich auf der linken Seite der Excel Tabelle meine ToDos notieren kann und auf der rechten die bereits fest eingeplanten Termine des Tages notiert sind.
Ganz wichtig ist mir, dass ich für jede Aktivität in jeden Termin den ich dort darauf vermerke nicht nur Platz zum Festhalten von kurzen Notizen habe, sondern auch ein kleines Kästchen, indem ich nach Beendigung der Aufgabe des Termins einen gut sichtbaren Haken rein machen kann. Das gibt mir in aller Regel dann die gute Gewissheit, dass ich eine Aufgabe auch tatsächlich erledigt habe.
Insgesamt hilft mir meine Tagesliste dabei eine Struktur in meinen Tagesablauf zu bringen. Mit der Hilfe der besagten Häkchen kann ich außerdem am Ende des Tages sehr gut sehen, was ich tatsächlich getan habe. Außerdem hat die Liste in aller Regel noch ein paar freie Zeilen, so dass ich Aufgaben und Tätigkeiten die mich während des Tages überraschen oder hinzukommen leicht notieren kann.
Diese dann ebenfalls abzuhauen und als unvorhergesehen zu kennzeichnen, erlaubt es mir aus diesen Tagesabläufen für die Zukunft auch in Stück weit zu lernen, wie ich mit meiner Zeit umgehe.
Wenn ich meine ToDo-Liste anpasse, dann versuche ich in aller Regel dort Dinge unterzubringen, denen ich für einen bestimmten Zeitraum mehr Aufmerksamkeit widmen muss. Als ich beispielsweise vor knapp eineinhalb Jahren begonnen habe mit meiner Assistentin zusammenzuarbeiten, habe ich mich praktisch per Listeneintrag dazu gezwungen entsprechende passende Aufgaben für meine Kollegin zu finden, um auch ganz bewusst meinen Blick dafür zu schärfen, welche Aufgaben ich selber machen muss und welche ich möglicherweise tatsächlich jetzt schon abgeben kann.
Sozusagen meine Anleitung um schrittweise mehr zu delegieren und los zu lassen. Nachdem außerdem in einer der letzten größeren Besprechungen mit meinen Mitarbeitern ich jedes Feedback bekommen habe, dass ich mehr loben sollte, werde ich wohl für die nächsten Wochen genau diesen Punkt einmal oben rechts auf meiner Tagesliste notieren, damit es bei mir zur besseren Gewohnheit wird und die ToDo-Liste mir hilft meine Gewohnheit zu ändern.
Das zweite papiergebundene Medium, das ich verwende ist meine persönliche Kladde. Das ist ein DIN-A4 Buch, mit karierten Blättern und ca. 200 Seiten, in die ich mir Notizen und Anmerkungen von allen Terminen, Gesprächen mache. Außerdem notiere ich mir hier Gedanken oder Aufgabenpakete, die ich zu einem späteren Zeitpunkt noch weiter verfolgen möchte. (Edit (2016): Mittlerweile lassen wir die Kladden sogar in unseren Firmenfarben mit Logo obenauf herstellen. Das ist witzigerweise nur unwesentlich teurer als die neutrale Variante).
Jeder Eintrag in der Kladde hat ein Datum, die am Gespräch Beteiligten (sofern ich nicht alleine bin) und ermöglicht es mir damit auch im Nachhinein selbst nach Monaten noch einmal nachzuschauen was ich so an welcher Stelle mit wem besprochen habe. Sofern aus einem Termin oder einer Besprechung eine Aufgabe für mich hervorgeht, zu notiere ich jeweils am äußeren Rand der DIN A4 Seite in Form eines kleinen Quadrats die Aufgabe die ich dann später noch erledigen muss. Sobald die Aufgabe erledigt ist mache ich gut sichtbar in besagtes Quadrat einen Haken rein. Und damit ist dann diese Aufgabe für mich auch im sprichwörtlichen Sinne abgehakt.
Sofern ich eine Aufgabe an jemanden delegierte oder ich zum Beispiel auf die Rückantwort eines Lieferanten warte, so notiere ich das ebenfalls in dieser Kladde und mache am äußeren Rand des jeweiligen Eintrags ein kleines Dreieck. Dieses gut sichtbare geometrische Symbol ermöglicht es mir hinterher leichter und schneller zu erfassen, an welcher Stelle möglicherweise jemand noch mit seiner Aufgabe in Verzug ist und ich möglicherweise noch mal nachhaken sollte.
Mit den beiden geometrischen Formen Quadrat und Rechteck komme ich für diese beiden Aufgabenarten sehr gut aus. Die besagte Kladde reicht bei meiner Art und Weise Dinge aufzuschreiben und zu notieren ungefähr 4-5 Monate. Danach brauche ich eine neue. Die alten und gebrauchten, d.h. vollgeschriebenen, Kladden bewahre ich in meinem Büro auf, so dass ich tatsächlich auch nach Jahren noch nachschauen könnte, was ich an einem bestimmten Tag gemacht habe.
Ich habe schon öfter mal Kollegen oder Freunde gefragt, warum ich denn nicht einen Abrissblock nutze. Die Antwort ist relativ einfach: die Kladde ist geleimt und damit halten die besagten 200 Blätter auch ganz gut zusammen. Daher ist das einzige lose Blatt, was ich mit mir herumtrage, die oben beschriebene ToDo-Liste.
Last, but not least: Um einigermaßen Ordnung im Büro zu halten, habe ich mich vor ungefähr zwei Jahren dazu entschlossen, eine spezielle Art der Aufbewahrung in meinen Büro einziehen zu lassen. Nach der Lektüre des passenden Fachbuches zum Thema Ablage und Ordnung habe ich von der Firma Mappei bei bzw. Classei mir eine Ordnungsstruktur zugelegt, die es mir erlaubt bestimmte Dinge nach Themen oder anderen Schwerpunkten zu sortieren und vor allem später wiederzufinden. Auch wenn ich es nicht genau beziffern kann, wieviel Zeit ich damit spare – ich bin mir wirklich sehr sicher, dass ich dadurch produktiver arbeiten kann.
Das war zwar am Anfang ziemlich anstrengend. Nach einiger Zeit habe ich aber gemerkt, dass ich nicht nur mein Papierwust besser im Griff habe, sondern auch tatsächlich beim Wiederfinden der Information deutlich Zeit spare. Da selbst in unserem EDV-gestützten Betrieb immer noch sehr viel mit Papier gearbeitet wird und auch natürlich wie immer wieder Papiersendungen von Lieferanten und anderen Absendern erhalten, ist für mich die Ablageart, wie sie von den beiden Firmen vertrieben wird, sehr praktisch.
